MeisterTask Aufgabenmanagement aus Deutschland
MeisterTask gehört zu den Aufgabenmanagement-Tools und bietet eine umfangreiche Benutzeroberfläche. Das Tool stammt vom deutsch-österreichischen Softwareentwickler Meister Labs. Meister Labs wurde 2006 von Till Vollmer und Michael Hollauf in München gegründet. Das damalige Start-Up-Unternehmen hat sich im Bereich der Planungslösungen etabliert. Die Mind-Mapping-Software „Mindmeister“ stammt ebenfalls aus derselben Schmiede. MeisterTask wirkt im ersten Moment wie eine App von Windows 10, rein technisch erinnert es jedoch stark an Trello. Damit baut das Tool auf eine schon bekannte und zeitgemäße Struktur auf, die als Grundlage für einen leichten Einstieg dient.
Was ist MeisterTask?
MeisterTask legt seinen Schwerpunkt auf das Aufgabenmanagement. Das Tool unterstützt Sie bei der Erstellung, Erarbeitung und Bearbeitung eigener Projekte. Durch das cloudbasierte Hosting haben Ihre Teammitglieder und Sie von überall aus der Welt Zugriff auf die Aufgaben. Das Dashboard ist aufgeräumt, übersichtlich und selbsterklärend. Eine große Einarbeitung fällt selbst für nicht affine Teammitglieder weg. Zu den größten Stärken gehört die Benutzeroberfläche und das Drag-and-drop Prinzip. Aufgaben, Projekte oder wichtige Ereignisse lassen sich ganz einfach mit der Maus in den entsprechenden Feldern ziehen. Das erleichtert den gesamten Umgang innerhalb des Tools.
Für wen eignet sich MeisterTask?
Die bei uns auf der Webseite vorgestellten Tools heben sich größtenteils im Funktionsumfang ab. Projektmanagement-Tools unterscheiden sich zu Aufgabenmanagement-Tools in der Tiefenstruktur. Aufgaben lassen sich hierarchisch beliebig tief strukturieren oder voneinander abhängig machen. Beispielsweise basiert eine Tätigkeit innerhalb des Projektes auf eine Tätigkeit in der Vergangenheit oder in der Zukunft. Eine Tätigkeit in Projekt B kann auf eine Tätigkeit in Projekt A basieren. Dies lässt sich durch die sogenannte „Gantt-Ansicht“ darstellen. Tools zur Aufgabenverwaltung können als abgespeckte Variante bezeichnet werden. Sie sind leichter zu bedienen, eignen sich weniger für tiefliegende Strukturen und bieten keine oder eine geringfügige Logik für Abhängigkeiten. MeisterTask hingegen besitzt eine solche Funktion.
Damit sind sie keinesfalls schlechter als Projektmanagement-Tools. Es kommt ganz einfach auf das Anwendungsgebiet an. Sie eignen sich primär zur Verwaltung und Erledigung verschiedener Aufgaben mit geringer Tiefenstruktur. MeisterTask eignet sich demnach für kleine bis mittlere Unternehmen, Freiberuflicher oder Influencer, die mehr Struktur in die Aufgabenverteilung bringen möchten. Große Unternehmen profitieren ebenfalls von MeisterTask, sofern die Aufgabenverteilung und dessen Bearbeitung nicht zu tief ins Detail gehen.
Wie lässt sich MeisterTask im Thema Produktivität einordnen?
MeisterTask unterstützt Sie und Ihr Team bei den täglichen Aufgaben rund um die eigenen Projekte. Wir gehen auf die wichtigsten Punkte genauer ein.
Produktivität
Sie steigern automatisch die Produktivität durch das übersichtliche Dashboard. Jedes Teammitglied sieht auf Anhieb die wichtigsten Ereignisse innerhalb seines Projektes. Es gibt eine Checkliste und eine freundliche Erinnerung zum Fälligkeitsdatum.
Projektmanagement
MeisterTask erlaubt eine Vielzahl einzelner Projekte, die auf der linken Seite übersichtlich dargestellt werden. Die dort zugeteilten Teammitglieder erhalten sofortigen Zugriff auf die Aufgaben innerhalb des Projektes. Je nach Einstellung können sie sich die Aufgaben selbständig zuweisen oder sie werden von Ihnen zugewiesen.
Team Zusammenarbeit/Collaboration
Fehler können das Teamwork verschlechtern und die Produktivität senken. Mit MeisterTask können Sie Aufgaben an einem Teammitglied oder mehreren Teammitgliedern zuweisen. In den einzelnen Aufgaben gibt es eine Checkliste und ein Aktivitätsprotokoll. Im Feld „Kommentar hinzufügen“ können Teammitglieder entweder eine Nachricht für den Kollegen oder eigene Notizen hinterlassen. Dadurch sind alle Mitarbeiter innerhalb der Aufgabe informiert und verlieren nicht den Überblick.
Workflowautomatisierung
Mit den Automatisierungen von MeisterTask spart das Team wertvolle Zeit und fördert die Produktivität. Automatisierungen lassen sich pro Spalte anpassen und definieren. Sie können die Automatisierung an neue oder bereits vorhandene Aufgaben anwenden.
Darunter fallen:
- Den Status ändern
- Automatisierte Benachrichtigungen an die Teammitglieder senden
- Tags zur bestimmten Aufgabe hinzufügen
- Aufgaben an andere Teammitglieder zuweisen
- Ein Fälligkeitsdatum anlegen oder entfernen
Wie funktioniert MeisterTask?
Sie werden nach der ersten Registrierung zum Dashboard geleitet. Die wichtigsten Elemente befinden sich auf der linken Seite.
Sie unterteilen sich in folgende Bereiche:
- Dashboard
- Agenda
- Berichte
- Projekte
Dashboard
Im Dashboard sehen Sie alle relevanten Daten rund um die Projekte. Der aufgeräumte Bereich lässt sich individuell anpassen. Sie können eigene Hintergrundbilder nutzen und die Elemente beliebig anpassen.
Agenda
Der Bereich „Agenda“ agiert als umfangreicher Terminplaner. Dort sind die einzelnen Aufgaben des jeweiligen Teammitgliedes aufgezählt. Dieser Bereich lässt sich individuell anpassen. Sie können dort eine To-do-Liste, eine strukturierte Tagesordnung, einen Zeitplaner oder andere Ereignisse eintragen.
Berichte
Die Berichte dienen zur Auswertung der Produktivität und zur Einhaltung der Termine zur Fertigstellung. Dort sind alle Projekte und Aufgaben gelistet. Unterhalb der Berichte sind die Teammitglieder und deren Tätigkeiten sowie das Fälligkeitsdatum aufgezählt.
Projekte
In diesem Bereich sind alle Projekte gelistet, die Sie planen oder aktuell bearbeiten. Sie sind in aktive, archivierte und gelöschte Projekte unterteilt.
Schritt 1: Das erste Projekt starten
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus. Dort erstellen Sie ein komplett neues Projekt oder eine Projektgruppe. Alternativ können Sie ein Projekt aus Asana, Trello oder Wunderlist importieren.
Standardmäßig sind die Spalten „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ eingepflegt. Sie können die Spalten beliebig verändern und erweitern. Beispielsweise in „Überprüfen“ oder „Freigaben“. In den Spalten pflegen Sie gewünschte Aufgaben über die Schaltfläche mit dem Plus ein.
Schritt 2: Aufgaben zuweisen und bearbeiten
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Klick auf die Aufgabe. Dort können Sie die Aufgabe zuteilen, eine Mitteilung hinterlassen, die Aufgabe näher beschreiben, ein Fälligkeitsdatum und eine Checkliste eintragen und einen Anhang hinzufügen. Anhänge lassen sich entweder von der Festplatte oder einem Google-Drive,- MindMeister-, Dropbox- oder OneDrive-Konto hinzufügen.
Schritt 3: Benachrichtigungen für den Überblick
Der Bereich „Benachrichtigungen“ ist für die Kommunikation essenziell. Dort finden Sie aktuelle Meldungen zu den Aktivitäten des Teams und erhalten Mitteilungen, sofern Sie jemand erwähnt oder eine Aufgabe verändert, an die Sie arbeiten oder die Sie verfolgen.
Worin liegen die Vorteile von MeisterTask?
MeisterTask überzeugt mit seiner aufgeräumten Oberfläche und Vielseitigkeit im Bereich des Aufgabenmanagements. Besonders für kleine bis mittlere Teams werden wichtige Punkte zur Bearbeitung eigener Projekte geboten. Das Tool geht zwar nicht so tief in die Hierarchie wie beispielsweise Monday, dafür legt es den Fokus gezielt auf ein sauberes Task Management und eine geordnete Aufgabenverwaltung.
Alle Vorteile im Überblick:
- Sauber strukturiertes Dashboard
- Stimmungsvolles und anpassbares Design
- Drag-and-drop erleichtert die Menüführung
- Spalten lassen sich beliebig verändern und anpassen
- Keine aufwendige Einarbeitung notwendig
- Teammitglieder erhalten sofortigen Überblick aller Ereignisse
- Neue Teammitglieder können vorherige Handlungen in der Historie nachverfolgen
- Teams können sich Aufgaben selbständig zuweisen
- Durch die Cloud von überall aus aufrufbar
- Basic-Variante bleibt auf Lebenszeit kostenlos
- Server befindet sich in Deutschland
Worin liegen die Schwächen?
MeisterTask zeigt seine größten Vorteile in der geordneten Übersicht, in der Bedienbarkeit und Umsetzung eigener Projekte. Es legt den Fokus primär auf die Aufgabenverwaltung und ist mit Projektmanagement-Tools nicht vergleichbar. Zu den größten Schwächen gehört das Basic-Paket. Es ist grundlegend kostenlos, dafür fehlen relevante Funktionen wie die Projektgruppe oder ausführliche Statistiken und Berichte. Das Pro-Paket kommt mit rund 8,25 Euro zum Zeitpunkt des Artikels günstig daher. Die fehlende Tiefenherachie in den einzelnen Aufgaben könnte als Schwäche ausgelegt werden, jedoch gehört diese Eigenschaft nicht zwangsläufig zu einer Aufgabenverwaltung. Daher ist der Punkt eher neutral zu betrachten. Ein direkter Vergleich wäre mit Trello möglich. Trello ist beispielsweise etwas umfangreicher. Auch hier gilt: Es kommt ganz auf das Anwendungsgebiet an. Kleinere Teams können auf bestimmte Funktionen von Trello verzichten und kämen mit MeisterTask besser zurecht.
Ist MeisterTask DSGVO-konform?
Der Datenschutz spielt bei cloudbasierten Projekten eine wichtige Rolle. Anderweitig könnten sensible Firmen- oder Kundendaten in falsche Hände geraten. Selbst wenn es sich nur um eine Auswertung handelt, sollten sich Teammitglieder oder mögliche Kunden sicher fühlen.
Da der Softwareentwickler Meister Labs in Deutschland gegründet wurde, flossen schon damals wichtige Aspekte in den Datenschutz. Der Server befindet sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt. Die Dienste sind demnach EU-DSGVO-konform und von der Trusted Cloud zertifiziert.
Was kostet MeisterTask?
Die Basic-Variante ist kostenlos und steht Ihnen nach der Registrierung zur Verfügung. Es gibt einen eingeschränkten Zugang, weshalb sich das Basic-Paket eher für Teams mit wenigen Projekten eignet. Für die Testphase reicht es aus, obwohl wichtige Elemente wie die Projektgruppe oder Statistiken fehlen.
Basic:
Sie können maximal 3 Projekte starten und Dateianhänge mit bis zu 20 MB pro Datei hochladen. Es gibt eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten. Dafür können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Teammitgliedern einladen, Ihnen stehen individuell anpassbare Boards zur Verfügung, es gibt mobile Apps und einen E-Mail-Support. Das Paket ist kostenlos.
Pro:
Das Pro-Paket beinhaltet alle Funktionen aus dem Basic-Paket. Hinzu kommen unlimitierte Projekte, wiederkehrende Aufgaben, Automationen, WIP-Grenzwerte und Dateianhänge mit bis zu 200 MB. Weitere Vorteile sind ausführliche Statistiken und Berichte sowie ein Administratorkonto und ein durchsuchbares Task-Archiv. Der Preis liegt zum Zeitpunkt des Artikels bei 8,25 Euro pro Monat und Teammitglied bei jährlicher Abrechnung.
Business:
Das Business-Paket umfasst alle Vorteile des Basic- und Pro-Paketes. Hinzu kommen Rollen und Rechte, eine Zeitleiste, eine Gruppendarstellung innerhalb des Teams, benutzerdefinierbare Felder, Compliance und Aktivitätsexporte, teamweite Projektfreigabe, Sicherheitsbeschränkungen und vorrangiger Support via E-Mail oder Telefon. Der Preis liegt zum Zeitpunkt des Artikels bei 20,75 Euro pro Monat und Nutzer bei jährlicher Abrechnung.
Enterprise:
Neben den Vorteilen der vorherigen Pakete profitieren Sie von einer individuellen Onboarding-Unterstützung, einer persönlichen Sicherheitsüberprüfung sowie einen persönlichen Account-Manager und einen sicheren Webzugang via SAML. Preise sind nicht aufgelistet und werden mit Ihnen verhandelt.
Fazit & Bewertung zu MeisterTask
Abschließend möchten wir das Tool bewerten und die wichtigsten Aspekte hervorheben. Im Bereich der Aufgabenverwaltung punktet das Tool mit einer aufgeräumten Oberfläche und genügend Features, die die Abläufe erleichtern und verbessern. MeisterTask verzichtet bewusst auf aufgeblähte Features, die zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement hangeln. Das Tool punktet deutlich im Task Management, dessen Aufbereitung sowie die Darstellung.
Die kostenfreie Variante ist etwas eingeschränkt und zeigt nicht den vollen Funktionsumfang. Dafür wird Ihnen eine Testversion angeboten, die Sie über das Sales-Team anfordern können.
Zuletzt bietet MeisterTask einen hervorragenden Datenschutz, da sich die Server in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum befinden.
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