Google Docs & Tabellen führt Datei-Überprüfungs- und Genehmigungssystem für Workspace-Ebenen ein

von | Nov 18, 2021 | News | 0 Kommentare

Im Jahr 2019 begann Google mit dem Testen eines Überprüfungs- und Genehmigungssystems für Docs, Sheets und Slides. Nach der zweijährigen Beta-Phase werden nun „formale Dokumentengenehmigungen“ für Workspace-Nutzer eingeführt.

Sobald es verfügbar ist, öffnet sich im Menü „Datei“ eine neue Option „Genehmigungen“, die eine rechte Seitenleiste öffnet. Um eine Anfrage zu stellen, müssen Sie eine Liste von Genehmigenden, eine benutzerdefinierte Nachricht und ein optionales Fälligkeitsdatum eingeben, das von Erinnerungen begleitet wird. Die von Ihnen ausgewählten Personen werden per E-Mail, Browser oder Google Chat benachrichtigt und erhalten einen Link zum Dokument.

Standardmäßig bleiben Dokumente nicht gesperrt, bis sie vollständig genehmigt sind, aber Benutzer können die Bearbeitung und Kommentare/Anregungen verhindern, bevor sie die Anfrage senden. Wenn Änderungen vorgenommen werden, werden alle Prüfer benachrichtigt und die neueste Version des Dokuments wird erneut genehmigt.

 

 

Ein Dokument gilt als genehmigt, wenn alle Beteiligten es abzeichnen. Zu diesem Zeitpunkt wird die Datei gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden, um „die Integrität Ihres Dokuments zu gewährleisten“.

Wenn während des Genehmigungsprozesses eine Änderung vorgenommen wird, müssen alle Prüfer die neueste Version der Datei erneut genehmigen und werden in diesem Fall per E-Mail benachrichtigt. Lehnt ein einzelner Prüfer die Datei ab, wird der Antrag auf Genehmigung des Dokuments für alle Prüfer abgelehnt.

Google hat dieses System in Docs/Sheets/Slides entwickelt, um Arbeitsabläufe zu ersetzen, bei denen Drive-Dokumente zur Genehmigung manuell an eine E-Mail oder einen Chat angehängt werden. Der gesamte Prozess kann stattfinden, „ohne die sichere Umgebung von Google Workspace zu verlassen“, wobei das Unternehmen diese Funktion für Verträge, juristische Dokumente und „andere Situationen, in denen eine formale Genehmigung erforderlich ist“, anpreist.

Die Freigabe von Dokumenten kann bei der Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten und konkurrierenden Prioritäten schwierig sein. Diese Funktion macht es einfach, diese Genehmigungen zu sichern und zu sehen, wer sie genehmigt hat.

Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert und wird in den kommenden Wochen für die folgenden Workspace-Stufen eingeführt:

Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus und Nonprofits, sowie G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education und G Suite for Nonprofits

Es ist nicht verfügbar für persönliche Google-Konten oder:

Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline, und G Suite Basic.

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