Was ist Calendly?

von | Jan 11, 2022 | Produktivität | 0 Kommentare

Was ist Calendly? Starker Online Terminkalender mit leichten Schwächen

Calendly ist eine Terminplanungssoftware, die ähnlich wie das Tool „Doodle“ aufgebaut ist. Das gleichnamige Unternehmen wurde von Tope Awotona im Jahr 2013 in Atlanta gegründet. Die von uns vorgestellten Tools werden sorgfältig recherchiert und beschrieben. Das Unternehmen stellt wenige Informationen zum Ursprung und zur Gründung bereit.Für wen eignet sich Calendly?
Der Online Terminplaner eignet sich primär für Einzelpersonen oder kleine Teams, die sich effektiver organisieren möchten. Größere Teams und Organisationen können ebenfalls von Calendly profitieren, sofern der Online Terminplaner sorgfältig genutzt wird. Wir konnten uns im Test gut zurechtfinden, da wir maximal 10 Ereignistypen erstellt haben. Bei großen Organisationen könnte die Übersicht verloren gehen. Dies hängt ganz davon ab, wie viele Meetings geplant werden.

 

Wie lässt sich Calendly im Thema Produktivität einordnen?

 

Obwohl es sich um kein Aufgabenmanagement-Tool handelt, punktet Calendly mit der Produktivitätssteigerung. Die Termine lassen sich leicht einpflegen und mit etwas Einarbeitungszeit sauber handhaben. Die dazugehörige URL beinhaltet alle Termine aus der Terminplanung und kann an mehreren Personen gleichzeitig versendet werden. Interessant sind die Automatisierungen. Sie können Benachrichtigungen oder Reminder vom Tool aus versenden lassen.

 

In welchen Bereichen hilft Calendly außerdem?

 

Das Tool unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Termine. Alle Termine werden übersichtlich als Ereignisse dargestellt. Sie können nicht nur eigene Termine vereinbaren, sondern Termine für andere Personen organisieren und mitteilen. Beispielsweise von einer persönlichen Sekretärin. Theoretisch sind mehrere Szenarien möglich.

 

 

Wie funktioniert Calendly?

 

Schritt 1: Die Registrierung

Für die Registrierung benötigen Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihren kompletten Namen und ein Passwort. Sie erhalten nach der Eingabe eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Anschließend tragen Sie Ihr gewähltes Passwort ein. Es beginnt eine kleine Anleitung. Diese Anleitung führt Sie durch die wichtigsten Elemente.

 

Schritt 2: Das Tutorial durchlaufen

Führen Sie das Tutorial sorgfältig durch. Im ersten Schritt wird eine URL vergeben, die das Unternehmen beschreibt. Wir wählen unseren Namen „Workspaceinsider“. Unterhalb der Zeile wählen Sie die passende Zeitzone aus. Im zweiten Schritt wird Calendly mit vorhandenen Kalendern verknüpft. Zur Auswahl stehen die Kalender von Google (Google-Kalender), Office 365 (Office-365-Kalender), Exchance (Exchance-Kalender), iCloud (iCloud-Kalender) und das Outlook Plugin. Wir entscheiden uns für den Google-Kalender, um die Synchronisierung testen zu können. Die Verknüpfung zum vorhandenen Kalender wird im Tutorial vorgenommen. Danach legen Sie Ihre Verfügbarkeiten fest. Wir wählen einen normalen Arbeitstag. Dieser geht von montags bis freitags von 8 Uhr bis 16 Uhr. Calendly möchte im Anschluss Ihre Rolle im beruflichen Alltag erfragen. Dies dient wahrscheinlich der eigenen Statistik, da wir keine weiteren Punkte im laufenden Betrieb im Kontext unserer Rolle finden konnten.

 

Schritt 3: Das Dashboard verstehen

Calendly wirkt im direkten Vergleich mit Doodle etwas ausgereifter. Das Dashboard besteht aus Ereignistypen, Ereignisse und Workflows. Ereignistypen sind vorgefertigte Meetings oder einfache Terminvorlagen. Darunter fällt die „Besprechung“, die beispielsweise auf 15, 30 oder 60 Minuten beschränkt werden kann. Diese Ereignisse steigern die Arbeitsabläufe bei immer wiederkehrenden Meetings. Sie können geplante, unbestätigte oder durchgeführte Meetings einsehen. So ähnlich verhält es sich im direkten Vergleich mit Doodle. Unter „Neuer Ereignistyp“ können Sie eigene Terminvorlagen erstellen speichern.

 

Hinweis:

Zu Beginn mussten wir eine URL erstellen. Diese URL beinhaltet alle erstellten Vorlagen. Jedes Ereignis enthält ein Zahnrad-Symbol. Dort können Sie das Ereignis offline nehmen und anschließend bearbeiten. Die Terminvorlagen (Ereignisse) werden bei der ersten Registrierung und bei der Erstellung automatisch online gestellt und wären in der Theorie für jede Person sichtbar, der Kenntnis über die URL hat. Immer wiederkehrende Termine (das wöchentliche oder monatliche Meeting) darf online bleiben, damit sich die Mitarbeiter besser orientieren können.

 

Schritt 4: Den ersten Termin erstellen

Wir wählen für unseren ersten Termin die 60 Minuten Besprechung. Unter „Ereignisdetails“ geben Sie den Ereignisnamen, den Ort und eine Beschreibung ein. Calendly lässt im direkten Vergleich mit Doodle mehr Spielraum. Die Ereignisse müssen nicht zwangsläufig Termine für Meetings darstellen. Sie eignen sich beispielsweise als Reminder für die Betriebs- oder Weihnachtsfeier. Es gibt vorgefertigte Orte. Darunter fallen persönliche Meetings, Anrufe, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, WebEx oder GoToMeeting. Alle Orte sind mit Logos und einer kurzen Erklärung versehen. Dies macht es neuen Nutzern besonders einfach. Die Übersetzung „Eingeladene Fragen“ ist nicht ganz sinnig. Dahinter versteckt sich eine Ortsoption. Sie können verschiedene Orte anbieten. Der Teilnehmer prüft nach, welche technischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Interessant wird es in den tieferen Einstellungen. Dort gibt es einen ähnlichen Reiter mit der Bezeichnung „Fragen für Eingeladene“. Hier tragen Sie Informationen und direkte Fragen an die Teilnehmer ein. Der Teilnehmer beantwortet die Frage durch die Auswahl vorgefertigter Antworten. Unter „Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen“ wählen Sie E-Mail-Erinnerungen, E-Mails zur Nachbereitung oder SMS-Erinnerungen. Unter „Stornierungsbedingungen“ tragen Sie ein, unter welchen Umständen der Teilnehmer das Meeting absagen darf. Dies wirkt im normalen Betrieb zunächst befremdlich. Allerdings befindet sich weiter unten der Reiter „Zahlungen einziehen“. Der Teilnehmer zahlt eine Gebühr für das Meeting. Wir gehen von kostenpflichtigen Events aus, die außerhalb eines Unternehmens stattfinden. Ein mögliches Szenario wäre ein Trainer mit Schulungen. Mit diesen Information wirken die Stornierungsbedingungen sinniger.

 

Schritt 5: Verfügbarkeit einrichten

Die Verfügbarkeit einer Person stellt die Arbeitszeiten oder einen individuellen Zeitplan dar. Dort wählen Sie aus, wann und zwischen welchen Uhrzeiten Sie sich im Büro aufhalten. Diese Zeit wird automatisch in den Termin eingetragen. Sie können die Verfügbarkeit unabhängig vom Zeitplan individuell im Termin anpassen. Nutzen Sie verschiedene Zeitpläne, sofern Sie feste Zeiten für Meetings bereitstellen können. Bei der Terminvergabe wählen Sie den entsprechenden Zeitplan aus. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe und der Vorgang steigert die Produktivität.

 

Schritt 6: Workflows effizient nutzen

Die Automatisierungen übernehmen wichtige Erinnerungen. Der Termin wird in der Regel einige Tage oder Wochen vor Beginn verschickt. Demnach kann er trotz Zusage in Vergessenheit geraten. Derzeit bietet Calendly 15 vorgefertigte Automatisierungen an. Sie können Erinnerungen per E-Mail oder per SMS versenden lassen. Wählen Sie einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise zwei Tage vor Beginn) oder eine bestimmte Personengruppe (Mitarbeiter, externe Mitarbeiter oder Gäste). Unter „Erstellen Sie Ihren eigenen Workflow“ versteckt sich eine Maske für eigene Automatisierungen. Im Test jedoch unbrauchbar, da alle relevanten Automatisierungen als Vorlagen vorhanden waren.

 

Schritt 7: Integrationen nutzen

Das Tool unterstützt verschiedene Anwendungen. Es gibt Integrationen für Chrome, Mailchimp, Zoom, WebEx, Google Meet, Slack oder PayPal. Insgesamt stehen 20 Dienste bereit. Entweder als Add-on (beispielsweise für Chrome) oder als API. Calendly erstellt einen eigenen API-Schlüssel, den Sie in das entsprechende Programm eintragen. Über diese Schnittstelle können beide Programme agieren.

 

Schritt 8: Meeting-Umfragen erstellen

In Calendly lassen sich Meeting-Umfragen erstellen. Diese Funktion kennen wir von Doodle. Klicken Sie im Dashboard auf „+Erstellen“. Anschließend wählen Sie „Meeting-Umfrage“. Im Test wird uns die BETA-Version angeboten. Im nächsten Fenster wählen die passende Zeitzone und eine Dauer aus. Als Gastgeber wird unser Klarname angezeigt. Darunter wählen wir unsere Arbeitszeiten. Wir können neue Arbeitszeiten eintragen oder die Zeiten aus den zuvor eingestellten Verfügbarkeiten wählen. Auf der rechten Seite befindet sich der Kalender. Das Tool deaktiviert die Zeiten, an denen wir nicht arbeiten. Wir wählen den passenden Termin mit einem Klick aus. Calendly trägt die korrekte Zeit anhand der Dauer automatisch ein. Im nächsten Schritt wird uns eine Zusammenfassung angezeigt. Unter „Meetingdetails“ wählen wir den Namen des Meetings, einen Ort und weitere Details. Anschließend können Sie Zeiten reservieren. Es handelt sich um einen Platzreiter, der die Zeit im Kalender blockiert. Klicken Sie anschließend auf „Meeting-Umfrage“ veröffentlichen. Ihnen wird ein verschlüsselter Link angezeigt. Sie können das Ende des Links verändern. Wir entscheiden uns klassisch für „Workspaceinsider“.

 

 

Interessant sind die weiteren Einstellungen. Wir bekommen eine Vorschau und müssen den Link nicht über einen zweiten Account aufrufen. Ebenso wird der Link nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Jede Person kann ohne Account abstimmen. Dafür wird der Name und eine E-Mail benötigt, die Verwaltung übernehmen Sie als Organisator. Klicken Sie auf Ereignisse. Dort können Sie Ihre Umfragen verwalten.

 

Worin liegen die Vorteile von Calendly?

 

Calendly vereinfacht die Organisation eigener Termine oder Termine für bestimmte Teilnehmer oder Teilnehmergruppen. Das Tool bietet einen Umfang für größere Teams oder Organisationen, unserer Meinung nach zum Nachteil der Übersicht an. Wir haben 10 verschiedene Ereignisse online gestellt. Die Übersicht war bei dieser Größe sowohl für uns, als auch für die potenziellen Teilnehmer in Ordnung. Wir bezweifeln eine saubere Übersicht ab 20 möglichen Terminen.

 

Worin liegen die Schwächen?

 

Ein großes Manko fiel uns aus der Sicht des Teilnehmers auf. Sie als Organisator können problemlos ein Termin buchen oder ein Meeting Planung geben. Dem Teilnehmer bleiben zwei Möglichkeiten. Er kann den Termin annehmen oder absagen. Uns fehlt die Funktion, einen Termin zu verschieben oder einen Terminvorschlag abzugeben. Dies wäre eine denkbare Möglichkeit bei kleinen Teams. Die Konkurrenz Doodle ist zwar nicht so umfangreich, diese Funktion ist jedoch integriert. Bei riesigen Teams oder Organisationen würde die Übersicht verloren gehen. Ebenso sind wir uns bei der URL nicht ganz sicher. In der Theorie kann jede Person darauf zugreifen und sich einen Termin auswählen. Es gibt zwar eine „Gruppenfunktion“, mit der Sie die Benutzer nach Abteilung, Ort, Jobfunktion oder Planungsbedarf einteilen können. Dennoch sollte bei jeder Veranstaltung geprüft werden, ob nicht doch ein fremdes Mitglied teilnehmen möchte.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

 

Der Online Terminplaner hält sich in seinen AGB bedeckt. Zitat „Calendly ist stets bemüht, die DSGVO genau zu befolgen“ und „Die DSGVO ist jedoch eine neue Verordnung ohne Zertifizierungsprozess, sodass wir unsere Konformität nicht belegen können“. Das ist nicht ganz korrekt. Das Unternehmen muss bestimmte Regeln einhalten und detailliert aufführen. Dadurch kann jeder Nutzer oder Teilnehmer feststellen, wie genau sich Calendly an die DSGVO hält. Es gibt eine Rechtssprechung aus dem Jahr 2020. Der EuGH erklärte den Privacy Shield von Calendly für nicht gültig. Die Server sollen sich in den USA befinden. Eine Prüfung ist wie in Deutschland nicht möglich. Viele von uns vorgestellten Tools nutzen Server im Ausland. Es ist trotz einer ausführlichen Erklärung zur DSGVO nicht sicher, ob sich der entsprechende Dienst wirklich daran hält. Diesen Hinweis erwähnen wir bei unseren Tests.

 

Was kostet Calendly?

 

Es gibt 5 Preismodelle, die verschiedene „Core Features“, „Customizations“, „Integrations“ und „Business Support“ beinhaltet. Wir gehen auf die wichtigsten Details ein.

 

 

Basic:

Diese Variante ist kostenlos und beinhaltet ein aktives Ereignis. Die Basic-Variante ist für Einzelpersonen geeignet.

 

Essentials:

Essentials kostet 8 Dollar pro Person und Monat. Das Preismodell eignet sich für Einzelpersonen und kleine Teams. Sie können zwei Kalender miteinander verbinden und unbegrenzte Termine einstellen.

 

Professional:

Dieses Paket kostet 12 Dollar pro Monat und pro Person. Es eignet sich für Einzelpersonen und kleinere Teams, die ihre Termine besser planen und anpassen möchten.

 

Teams:

Dieses Modell richtet sich gezielt an mittlerweile Teams und Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit effizienter gestalten möchten.

 

Firma:

Ein Preis wird nicht angegeben. Es eignet sich für große Teams und Organisationen, die hohen Wert auf Sicherheit, Kontrolle und Unterstützung legen. Kontaktieren Sie den Vertrieb, um einen Preis in Erfahrung zu bringen.

 

Fazit & Bewertung zu Calendly

Calendly lässt sich hervorragend mit Doodle vergleichen. Ein einfaches Beispiel zur Grundfunktion: Unternehmen A erstellt ein Termin, dieser Termin wird von Person B oder von einer Personengruppe B angenommen oder abgelehnt. Calendly bietet mehr als nur eine Terminverwaltung. Im Test überzeugten uns Funktionen wie die Verfügbarkeit, Workflows, Meeting-Umfragen oder Integrationen. Die Verfügbarkeit und die Automatisierungen vermissen wir bei Doodle. Diese Funktionen erleichtern die Abläufe und steigern die Produktivität. Dies gilt besonders bei Benachrichtigungen oder Reminder, die auch an Ihre E-Mail-Adresse versendet werden. Zwei negative Aspekte fielen deutlich auf. Die erstellen Termine (Ereignisse) sind auf der von uns erstellten URL für alle sichtbar, die Zugriff darauf hatten. Dies geschieht in der Regel bei der Vergabe der Termine. Neue Vorlagen werden in der Regel vor der Freigabe getestet und geprüft. Dies könnte ein potenzieller Teilnehmer vorab einsehen. Hinzu kommt die Datenschutzrichtlinie, die nicht eindeutig geklärt ist. Calendly beschreibt sich sehr ungenau und nennt keine konkreten Maßnahmen. Hinzu kommt die Rechtssprechung, die die Datenschutzrichtlinie als nicht ausreichend betitelt. Die Server befinden sich in den USA. Eine Prüfung, wie etwa in Deutschland, ist nicht möglich. Machen Sie die Teilnehmer darauf aufmerksam.

 

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