factro: Hybrides Projektmanagement-Tool aus Deutschland

von | Nov 4, 2021 | Produktivität | 0 Kommentare

Was ist factro?

 

factro ist ein Projektmanagement Tool für die Projekt- und Aufgabenverwaltung. Das cloud-basierte Programm wurde 2007 von der SCHUCHERT Managementberatung GmbH & Co. KG aus Deutschland entwickelt. Der Softwareentwickler konzentriert sich ausschließlich auf factro und führt keine weiteren Produkte. Das Unternehmen begann die Entwicklung im Jahr 1997 als sogenannte „Vorversion“. Es handelte sich bis 2015 um eine On-Premise-Lösung. Interessenten mussten eine Lizenz erwerben, um die Projektmanagement Software nutzen zu können. Inzwischen gibt es verschiedene Preismodelle, auf die wir im späteren Verlauf eingehen.Für wen eignet sich factro?
Das Projektmanagement Tool eignet sich für Einzelpersonen sowie kleine bis mittlere Teams. Auch große Teams profitieren von factro, sofern der Fokus eher auf die Aufgabenverwaltung liegt. Die Software zeigt eine gesunde Mischung aus Projekt- und Aufgabenmanagement mit einer strukturierten Gesamtübersicht. Anders als Wrike oder awork geht factro weniger in die Tiefenherachie, bietet dafür aber nützliche Features, die die Produktivität steigern.

 

Wie lässt sich factro im Thema Produktivität einordnen?

 

Produktivität

 

Das Team profitiert vom Projektaufbau in factro. Sie können einen Zeitraum eingeben, die Priorität festlegen und ein ausführliches Briefing hinzufügen. Alle wichtigen Elemente zum Ausfüllen sind sofort sichtbar und leicht beschrieben. Dies spart für den Teamleader viel Zeit. Viele Elemente wie die Zuweisung oder Anhänge lassen sich direkt in derselben Ansicht einpflegen. Jedes Projekt und jede Aufgabe ist nummeriert. Mit den Pfeilen können Sie zwischen den Projekten oder Aufgaben wählen, ohne die Ansicht zu verlassen. Die Nummern helfen bei der Orientierung.

 

Aufgaben/Task-Management

 

 

Das Online Projektmanagement Tool bietet ein sinnvolles Task-Management. Die Aufgabenverwaltung ist simpel und effektiv. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Diagrammen. Darunter fallen wichtige Elemente wie das Kanban- oder Gantt-Diagramm. Es gibt eine zusätzliche Listen- und Tabellenansicht. Dort erhalten Sie sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Titel, Status, Priorität oder Zeitraum. Eine ähnliche Ansicht gibt es für die Benutzerverwaltung.

 

Projektmanagement

 

factro versteht sich als hybrides Projektmanagement Tool. Es vereint verschiedene Projektmanagement-Methoden und versucht die perfekte Mitte zu finden. Agiles Projektmanagement wird mit der klassischen Variante vermischt. Dies klappt besonders gut. Die Mindmapping-Methode ist deutlich spürbar. Zwar nicht in Form von Brainstorming, dafür im Stil einer visuell dargestellten Übersicht.

 

Team Zusammenarbeit/Collaboration

 

Sie können mit anderen Teammitgliedern über Kommentare oder Checklisten kommunizieren. Einen Chat suchen wir vergeblich. Diesen haben wir in fast allen anderen Tools vermisst. Nur Basecamp bietet einen Chat in Echtzeit an. Sie vermeiden durch die direkte Zuweisung eine doppelte Abarbeitung der Aufgaben. Interessant sind die Zugriffsrechte. Bestimmte Personen können die Projekte oder Aufgaben abonnieren. Dadurch erhalten die Teammitglieder Einblick in das Projekt, ohne etwas verändern zu können. Damit steigern Sie die Online Zusammenarbeit in mehreren Bereichen.

Workflow Automatisierung: Die Automatisierungen sind im Vergleich zu Wrike, Jira oder Monday eingeschränkter. Dies hängt mit dem hybriden Aufbau zusammen. Sie können Automatisierungen in Form von Aktionen durchführen. Machen Sie Aufgaben voneinander abhängig oder setzen Sie eigene Projekte und Aufgaben auf Wiedervorlage. Sie können einen eigenen Zeitraum für wiederkehrende Aktionen wählen.

 

In welchen Bereichen hilft factro außerdem?

 

Das Tool bietet organisatorische Elemente. Bei anderen Tools haben wir bestimmte Bereiche wie die Benutzerverwaltung vermisst. Die Benutzerverwaltung von factro ist ausgereift und nachvollziehbar. Sie sehen, welche Benutzer derzeit aktiv sind und welche Teammitglieder eingeladen wurden. Es gibt die Punkte „Bestätigung ausstehend“ und „Einladung ausstehend“. In diesen Reitern erkennen Sie, welcher Benutzer eine Einladung erhielt und welcher Benutzer die Einladung bestätigen muss. Außerdem können Sie Benutzer über den Reiter „deaktiviert“ ausschließen. In der Einladung gibt es den Punkt „Berechtigungsgruppe“. Dort können Sie einen Gastzugang anlegen. Gäste können externe Mitarbeiter oder Kunden sein.

 

Wie funktioniert factro?

 

Für die Registrierung sind eine E-Mail-Adresse und ein Passwort notwendig. Anschließend erhalten Sie einen Aktivierungslink. Nach der Aktivierung müssen Sie Fragen beantworten. Das Dashboard wird anhand der Antworten bereitgestellt.

 

Schritt 1: Übersicht verstehen

 

In factro gibt es kein klassisches Dashboard. Nach dem Log-in werden Sie direkt zum „Project Overview“ geleitet. Dort erhalten Sie Zugriff auf Ihre Projekte. Zu dem Punkt gelangen Sie ebenfalls durch einen Klick auf „Projekte“. Die Übersicht von factro erinnert stark an awork.

 

Auf der linken Seite befinden sich folgende Punkte:
Name des Unternehmens: Als Beispiel wählen wir Workspaceinsider. Hinter dem Reiter verstecken sich die Punkte Cloudverwaltung, Einstellungen, Handbuch, Tutorials, Webinare und Datenschutz.

Aufgaben: Hier erstellen Sie Aufgaben, die Sie getrennt von den Projekten oder anderen Aufgaben durchführen oder weiterleiten möchten. Sie können frei entscheiden, ob die erstellte Aufgaben bei Ihnen bleibt oder durch einen Mitarbeiter erledigt werden soll.

Neuigkeiten: Dahinter versteckt sich ein dynamischer Newsfeed. Dort erhalten Sie Benachrichtigungen zu kürzlich durchgeführten Aktivitäten in Ihren Aufgaben. Gelesene Nachrichten lassen sich für vier Wochen archivieren.

Projekte: Unter Projekte befinden sich alle geplanten, aktiven, pausierten, beendeten und eingestellten Projekte. Die Nummerierung der einzelnen Projekte sorgt für eine schnelle Auffindbarkeit.

Vorlagen: Sie erhalten Zugriff auf die „factro Best Practice Store“ Vorlagen. Die Vorlagen sind teilweise kostenpflichtig.

Auslastung: Mit der Auslastungsübersicht können Sie Arbeitsaufkommen und Kapazitäten erkennen, das Pensum leichter einteilen und anpassen sowie alle Aufgaben in einem Gesamt-Zeitplan einsehen. Diese Übersicht unterstützt Sie bei der effektiven Planung während des laufenden Betriebs. Dadurch steigern Sie die Produktivität und Motivation der Teammitglieder.

Benutzer: In dieser Übersicht werden Ihnen Informationen über die aktuellen oder ausstehenden Benutzer bereitgestellt. Sie können Teams erstellen und getrennt voneinander zuteilen. Die Oberfläche unterteilt sich in eine grafische und tabellarische Übersicht.

 

Schritt 2: Projekt erstellen

 

Projekte lassen sich über drei Wege erstellen. Klicken Sie auf das „Plus-Symbol“ direkt neben dem Reiter „Projekte“ oder klicken Sie auf „Neu“, wenn Sie sich schon im Reiter befinden. Alternativ klicken Sie auf „Vorlagen“ und von da aus auf „Projekt anlegen“ in der Spalte „Veranstaltungen erfolgreich organisieren“. Anschließend vergeben Sie einen Namen für das Projekt. Wir entscheiden uns wie gehabt für die „Videoplanung“.

Sie können die Projekte in Form einer Struktur und Tabelle sowie eines Kanban- und Gantt-Diagramms darstellen. Die Daten, die Sie beispielsweise in der Struktur-Ansicht eingetragen haben, werden in den anderen Oberflächen dargestellt. Diese Darstellung ist uns von Wrike bekannt.

Der Strukturbaum erinnert stark an das Tool „MindMeister“. Allerdings handelt es sich bei MindMeister um eine Mindmapping-Anwendung, mit der Sie Projekte visuell darstellen können.

 

Schritt 3: Projekt anpassen

 

Für den Aufbau haben wir uns für die Struktur entschieden. Der Strukturbaum besteht aus verschiedenen Elementen. An oberster Stelle befindet sich die Bezeichnung für das Projekt. In unserem Fall wäre es die „Videoplanung“. Um die Videoplanung erfolgreich abzuschließen, benötigen wir drei weitere Elemente. Wir entscheiden uns für „Intro erstellen“, „Hauptteil erarbeiten“ und „Outro anfertigen“. Diese Elemente nennen sich Pakete. Jedes Paket stellt einen Übergriff für Aufgaben dar, die erledigt werden müssen. Unter „Intro“ erstellen wir die Aufgaben „PM-Tools erarbeiten“ und „Thema umsetzen“. Unter „Hauptteil“ erscheint dann „PM-Tools abdrehen“ und unter „Outro“ nehmen wir „Outro aus Thema erstellen“.

 

Schritt 4: Informationen hinzufügen

 

Unsere Grundstruktur steht. Anschließend müssen wir das Projekt, die Übergriffe und Aufgaben mit Informationen füllen. Von allen von uns vorgestellten Tools unterscheidet sich factro in der sinnvoll durchdachten Benutzeroberfläche. Sie ist bei allen drei Elementen ähnlich aufgebaut und lässt sich schnell mit Daten bestücken. Zwar ist die Benutzeroberfläche bei Trello, Jira oder Wrike absolut in Ordnung, jedoch liegt factro in Sachen Design etwas vor seiner Konkurrenz.

In der linken Spalte wählen Sie zwischen Aufgabendetails, Dateien und Verknüpfen. Hinter den drei Begriffen versteckt sich jeweils eine neue Unterseite. Für den nächsten Schritt sind die Aufgabendetails wichtig. Sie können dort den Namen ändern, einen Zeitraum (Start bis Ende) eingeben, die Priorität setzen und Tags hinzufügen. Außerdem können Sie eine detaillierte Beschreibung einpflegen, Kommentare verfassen, den Aufwand analysieren, Dateien anhängen, das Projekt abonnieren und Zugriffsrechte setzen. Sie können das Projekt farblich anpassen. Interessant ist hierbei der Punkt „Priorität“. Sie wählen Zahlen zwischen 10 und 99, die die Priorität darstellen. 10 bis 30 stellen eine niedrige, 40 bis 70 eine mittlere und 80 bis 99 eine hohe Priorität dar.

Die Einstellungen innerhalb der Aufgaben unterscheiden sich zu den Einstellungen der Projekte. Sie können die ausführende Person wechseln und die Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben. Hinzu kommt eine Checkliste, mit der Sie die Aufgaben in Teilaufgaben gliedern und abarbeiten können. Es gibt sogenannte „Aktionen“. Dahinter verstecken sich Automatisierungen. Sie können die Aufgabe auf Wiedervorlage setzen oder für einen bestimmten Zeitraum pausieren. Außerdem können Sie Aufgaben duplizieren und einen Aufgabenlink kopieren und versenden. Anders als beim Mindmapping-Tool „MindMeister“ haben nur Personen Zugriff, die einen eigenen factro-Account besitzen. factro legt hohen Wert auf die Zugriffsberechtigungen. Teammitglieder können Projekte oder Aufgaben abonnieren und sind eine Art „stille Mitleser“. Ebenso können Sie Schreib- und Leserechte vergeben oder einen Vollzugriff gewähren.

 

Worin liegen die Vorteile von factro?

 

Uns sind bestimmte Elemente aufgefallen, die wir von anderen Tools kennen. Darunter fallen Features aus dem Projektmanagement, Aufgabenmanagement und aus Mindmapping-Anwendungen. Dies hat einen besonderen Grund. Agiles Projektmanagement wird mit klassischem Projektmanagement vereint. Der Softwareentwickler nennt die Methode „hybrides Projektmanagement“ und punktet mit dieser Umsetzung.

 

Worin liegen die Schwächen?

 

Die kostenlose Basisversion ist stark eingeschränkt. Ihnen stehen Grundelemente zur Verfügung. Vorlagen werden extra berechnet und wichtige Berichte, wie die Ressourcen-Auslastung, fehlen ebenfalls in der Basisversion. Anders als bei den anderen vorgestellten Tools eignet sich die kostenlose Basisversion eher für Einzelpersonen und kleine Teams. Größere Teams werden zwangsläufig zur kostenpflichtigen Variante greifen müssen.

Das Tool wirkt auf uns ausgereift und in Ordnung. Dennoch haben wir dauerhaft das Gefühl, mehr ausreizen zu wollen, als möglich ist. Das hängt nicht mit der kostenlosen Basisversion zusammen. Als Beispiel nehmen wir die Projekterstellung. Die Struktur-Ansicht ist wie ein Strukturbaum aufgebaut. Oben gibt es das Projekt und darunter die Aufgaben und Teilaufgaben. Wir hätten uns weitere Strukturbäume innerhalb eines Projektes gewünscht. Dies ist nicht möglich, es gibt immer nur ein Hauptelement. Zwar logisch, weil es sich um das Projekt selbst handelt, jedoch müssten wir komplexe Projekte in verschiedenen Projekten aufteilen.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

 

factro beschreibt sich selbst als 100 Prozent DSGVO-konform. Das Unternehmen befindet sich in Deutschland. Nach eigenen Angaben ist alles „Made in Germany“. Der Server befindet sich in Deutschland und wird von deutschen Mitarbeiten betreut. Es gibt einen deutschen Support, der nicht outgesourct wurde. Das Unternehmen erfüllt alle Bestimmungen der DSGVO. Angefangen mit Artikel 12 bis Artikel 20. Darunter fallen Transparenz und Einwilligung, Auskunft, Berichtigung, Vergessenwerden, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit. factro verspricht eine dauerhafte Informationssicherheit gemäß DSGVO. Dafür wurde ein Infomationssicherheitsmanagementsystem (CMS) eingeführt.

 

Was kostet factro?

 

 

Es gibt vier Preismodelle mit unterschiedlichen Features. Die kostenpflichtigen Pakete richten sich an eine Teamgröße von mindestens drei Nutzern.

 

Basic Cloud

Die Basic Cloud ist kostenfrei und für maximal 10 Nutzer ausgelegt. Enthalten sind ein Strukturbaum, Kanban-Board, eine Aufgabenliste, eine Checkliste, Kommentare und Dateianhänge, Echtzeit-Benachrichtigungen und der Newsfeed.

 

Team Cloud

In der Team Cloud sind alle Funktionen der Basic Cloud enthalten. Hinzu kommen Lese- und Bearbeitungszugriffe, Projektfreigabe mit Entwurf und Archiv sowie die Festlegung von Verantwortlichkeiten.

Der Preis liegt bei 7,99 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

 

Business Cloud

Die Business Cloud beinhaltet alle Funktionen der Basic sowie Team Cloud. Hinzu kommen projektübergreifende Ansichten mit Favoriten, Vorlagen für wiederkehrende Projekte, Gantt-Chart mit Vorgängern/Nachfolgern uns Meilensteinen und eine Benutzer- sowie Kundenverwaltung.

Der Preis liegt bei 19,99 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

 

Professional Cloud

In der Professional Cloud sind alle Funktionen der Basic, Team und Business Cloud enthalten. Zu den weiteren Features gehören die Leistungserfassung und Controlling, Ressourcen-Auslastung und Verfügbarkeit, Kalender mit iCal-Synchronisation, eine Änderungshistorie von Aufgaben und Projekten sowie eine Meetingfunktion.

Der Preis liegt bei 29,99 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

 

Fazit & Bewertung zu factro

 

factro kombiniert verschiedene Methoden aus dem Projektmanagement miteinander und schafft es, die goldene Mitte zu treffen. Die Mischung macht sich bei Personen bemerkbar, die länger mit gewissen PM-Tools arbeiten und viele Bereiche kennen. Agiles Arbeiten, kombiniert mit der klassischen Arbeitsweise und eine Darstellung, die uns aus Mindmapping-Tools bekannt sind, sorgen für ein rundes und ausgeklügeltes Konzept. Hinzu kommen besondere Features wie die Benutzerverwaltung oder das Auslastungs-Diagramm. Auch die Tabellen-, Listen-, Kanban- und Gantt-Ansicht ist ausführlich beschrieben und wirkt keinesfalls überladen.

Etwas kritisch stehen wir dem Strukturbaum gegenüber. Es gibt einen Hauptteil, gefolgt von Aufgaben und Teilaufgaben. Leider lässt das Projekt nur einen Hauptteil zu. Dies ist aus logischer Sicht absolut in Ordnung, da der Oberbegriff das Projekt darstellt. Bei komplexen Projekten sind mitunter mehrere Hauptteile nötig. Hierfür müssten wir zum Nachteil der Darstellung weitere Projekte anlegen. Doch dies wäre Meckern auf hohem Niveau.

 

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