Was ist Doodle? Online Terminkalender mit Umfrage.

von | Jan 7, 2022 | Produktivität | 0 Kommentare

Was ist Doodle?

 

Doodle wurde im Jahr 2007 vom Betreiber Doodle AG online gestellt. Es handelt sich um ein Unternehmen aus der Schweiz. Der Hauptsitz befindet sich in Zürich. Die Entwicklung begann zufällig im Jahr 2003. Michael Näf, ein ETH-Absolvent, organisierte ein Essen mit mehreren Freunden und begab sich auf die Suche nach einer vereinfachten Möglichkeit. Daraus resultierte wenige Jahre später das Tool Doodle. Doodle dient der Erstellung von Terminen und Online Umfragen zur Terminfindung.

 

Für wen eignet sich Doodle?

 

Doodle richtet sich an Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams, die sich etwas besser organisieren möchten. Das Tool wirkt eher wie ein verbesserter Terminkalender mit einer angenehmen Übersicht. Das Preispaket unter „Enterprise“ suggeriert einen vollumfänglichen Online Terminplaner für große Unternehmen. Im direkten Test mit der Premium-Version sind wir nicht sicher, ob es genügend Funktionen für große Teams gibt. Dies ist unsere subjektive Wahrnehmung, da wir keinen ausführlichen Test unter diesen Bedingungen durchführen konnten.

 

 

Wie lässt sich Doodle im Thema Produktivität einordnen?

 

Einerseits punktet Doodle mit einer Steigerung der Produktivität, andererseits wird dieser Aspekt durch fehlende Automatisierungen etwas gemindert. Doodle steigert die Produktivität trotz der fehlenden Workflows. Die Terminplanung ist selbsterklärend und leicht erlernbar. Im direkten Vergleich mit der Konkurrenz „Calendly“ ist sie sogar etwas besser, da es keine eigene URL gibt. Die eigenständige URL bei Calendly ist eine feste Internetadresse, die von den Teilnehmern einsehbar bleibt. Ein Account ist erst bei Bestätigung oder Absage notwendig. Theoretisch wäre die frisch generierte URL von überall aus aufrufbar. Dies betrifft dann nur den einen Termin und nicht die Ansammlung aller Termine. Doodle bietet eine weitere relevante Funktion. Der Teilnehmer kann einen Gegenvorschlag senden, wenn er nicht an den Termin oder das Meeting teilnehmen kann. Sie können bei mehreren Personen einen geeigneten Termin finden. Geben Sie in der Beschreibung an, welche möglichen Termine noch frei wären. Anschließend können Sie neue Termine buchen.

 

In welchen Bereichen hilft Doodle außerdem?

Doodle bietet eine Funktion, die wir bei der Konkurrenz vermissen: Umfragen. Es handelt sich um keine typischen Umfragen, sondern um eine Abstimmung über einen möglichen Termin. Sie können Termine vereinbaren, sofern alle Teilnehmer einverstanden sind. Ansonsten wählen Sie einen anderen Zeitraum aus. Die Produktivität erhöht sich durch die Zeitersparnis. Teilnehmer, die trotz der Umfrage nicht erscheinen können, sagen entweder ab oder senden einen Gegenvorschlag. Diese Option soll durch die Umfrage vermieden werden. Unter Umständen sehen die Teilnehmer einen Gegenvorschlag als vereinfachte Option.

 

Wie funktioniert Doodle?

Schritt 1: Die Registrierung

 

Die Registrierung ist simpel: Sie klicken auf „Konto erstellen“, tragen dort Ihren vollständigen Namen, eine E-Mail-Adresse und Ihr persönliches Passwort ein. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Wir empfehlen daher eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Ihnen wird das Preismodell direkt nach der Bestätigung angezeigt. Jedes Preismodell ist an einer Probephase von 14 Tagen gekoppelt. Es besteht aus „Pro“, „Team“ und „Enterprise“. Wir haben uns für das Paket „Team“ entschieden und die kostenlose Probezeit gewählt. Das Tool verlangt keine Kreditkartendaten oder andere Zahlungsmöglichkeiten. Kündigen Sie Ihr Konto bei Nichtgefallen möglichst in der Probephase, um etwaige Kosten zu vermeiden.

 

Schritt 2: Das Dashboard verstehen

 

Das Dashboard besteht aus zwei Kategorien. In der ersten Kategorie wählen Sie zwischen Gruppentermin, Einzeltermin und Umfrage. Darunter befindet sich der Reiter „Doodle Einladungen“. Sie erhalten eine Meldung, sofern Sie via Doodle eingeladen werden. Unter „Neue Buchungsseite erstellen“ erstellen Sie einen neuen Kalender und können Kontakte hinzufügen. Dort versteckt sich etwas unübersichtlich der Punkt „Einen Kalender verbinden“. Ihnen stehen anders als bei Calendly nur zwei Kalenderkonten zur Verfügung. Darunter fallen der Google-Kalender und der Office-365-Kalender. Die Konkurrenz bietet deutlich mehr Integrationen. Oben rechts befindet sich das Symbol „+Erstellen“. Dort können Sie eine Gruppenumfrage, Einzelumfrage und Buchungsseite erstellen sowie eine einzelne Person einladen.

 

Schritt 4: Den ersten Termin erstellen

 

Doodle wurde nicht sauber übersetzt. Beispielsweise steht bei den Reitern „Gruppen- und Einzeltermin“ der Button „Neuer Einzeltermin“, obwohl wir einen Gruppentermin erstellen wollen. Wir können nur einen Gruppentermin erstellen, der Einzeltermin wird mit einer Fehlermeldung abgewiesen. Technisch sollte es auf unsere Seite keine Probleme geben. Wir vermuten die leere Kontaktliste. Ohne Kontakte, die ebenfalls Doodle nutzen, sind Einzeltermine nicht wählbar. Dies ist eine für uns logische Erklärung.

Zunächst klicken wir auf „Gruppentermin erstellen“. Uns wird eine selbsterklärende Seite angezeigt. Dort geben wir den Titel, eine Beschreibung, einen Ort und die verfügbaren Zeiten ein. Wir können präzisere Einstellungen vornehmen. Darunter fallen die Frist, eine Teilnehmerbeschränkung und eine automatische Erinnerung. Die Teilnehmerliste lässt sich anonymisieren.

Uns fällt der Kalender und die Auswahl der Zeiten positiv auf. Die Zeiten lassen sich exakt eintragen und die Synchronisierung mit unserem Google-Kalender stellt keine Herausforderung dar. Im Anschluss erhalten wir eine sauber strukturierte Zusammenfassung. Wir erhalten über den Button „Einladung teilen“ einen Link, den wir den Teilnehmern senden können. Ein möglicher Versand via E-Mail steht ebenfalls zur Verfügung.

Der Link für die möglichen Teilnehmer führt zu einer sehr aufgeräumten Zusammenfassung. Die möglichen Teilnehmer können eine Zusage oder Absage übermitteln und ihren eigenen Kalender synchronisieren. Bei einer Absage wird ein neuer Termin vorgeschlagen. Im Dashboard behalten Sie den kompletten Überblick über alle versendeten, erhaltenen, bestätigten oder archivierten Einladungen.

 

Hinweis:

Jeder Teilnehmer benötigt zwangsläufig einen Account bei Doodle. Ansonsten ist eine Teilnahme oder Absage nicht möglich. Anderweitige Dienste über Drittanbieter oder Gastzugänge sind nicht integriert. Damit wird ein gewisser Datenschutz bewahrt.

 

Schritt 5: Doodle Umfrage erstellen

 

 

Diese Option lässt sich primär bei kleinen bis mittleren Teams effektiv anwenden. Die Terminumfrage unterstützt Sie bei der Suche nach einem geeigneten Zeitpunkt. Klicken Sie im Dashboard auf „Neue Umfrage“. Anschließend erscheint ein neues Fenster. Sie werden durch 4 Schritte geleitet. Im ersten Schritt geben Sie einen Titel, einen Ort und eine Notiz ein. Als Beispiel nehmen wir „Termin für Event X“. Beim Ort werden uns „Noch offen“, „Telefonkonferenz“, „Telefon“, „Skype“, „Online“, „WebEx“, „Google Hangouts“ und „Zoom“ vorgeschlagen. Wir können einen eigenen Ort eintragen und wählen „Meetingraum“. Im Feld „Notiz“ tragen wir „Welcher Termin für Event X ist für euch geeignet?“ ein. Im zweiten Schritt können wir Optionen anbieten. Wir wählen „Nach Feierabend“ oder „Am Wochenende“ aus.

Im dritten Schritt sind weitere Optionen möglich. Sie können einstellen, ob der Teilnehmer einen Gegenvorschlag bei der Online Umfrage stellen darf. Ebenso können Sie die Anzahl der Teilnehmer beschränken oder nur eine Option zu lassen. Für den Datenschutz punktet der Reiter „Versteckte Umfrage“. Nur der Organisator hat Zugriff auf die Auswertung. Premium-Nutzer können zusätzlich eine Frist festlegen, automatische Erinnerungen versenden oder um Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder die Adresse bitten. Anschließend wird Ihnen ein Link generiert, der sich bei jeder neuen Umfrage verändert. Nach Löschung der Umfrage wird ein Fehlercode angezeigt. Diesen Link können Sie automatisiert per E-Mail verschicken und eine zusätzliche Nachricht hinzufügen.

 

Worin liegen die Vorteile von Doodle?

 

Doodle ist ein simpler Terminkalender, der sich auf die nötigsten Eigenschaften beschränkt. Sie können ein Meeting Planung geben, Termine vereinbaren und zusätzlich noch eine Doodle Umfrage starten. Das Tool nimmt Ihnen die Arbeit bei der Organisation ab und steigert die Produktivität.

 

Worin liegen die Schwächen?

 

Im direkten Vergleich mit der Konkurrenz schneidet Doodle zwar gut ab, wirkt aber teilweise wie eine abgeflachte Version von Calendly. Dies hat seine Vor- und Nachteile. Einzelpersonen und kleine Teams benötigen kein großes Tool. Doodle reicht vollkommen aus. Erst ab einer gewissen Größe sind mehr Funktionen sinnvoll. Ebenso spielt es eine Rolle, welches Ziel verfolgt werden soll. Die Produktivität steigert sich durch sinnige Workflows und eine einfache Handhabung. Bei Doodle fehlen wichtige Aspekte wie Workflows. Die Integrationen beschränken sich auf Zoom, Microsoft Teams und Zapier. Calendly bietet über zehn Integrationen und API-Schlüssel an.

Der E-Mail-Versand nach Erstellung der Umfrage erleichtert die Arbeit. Dort lassen sich E-Mail-Adressen eintragen, die nicht mit Ihnen oder dem Unternehmen verknüpft sind. Wir haben unsere privaten E-Mail-Adressen eingetragen und eine Benachrichtigung bekommen. In der Theorie lässt sich die Umfrage für Spam-Attacken ausnutzen. Beispielsweise mit einer exklusiven Einladung. Dafür muss die eingeladene Person auf einen Link klicken. Dahinter kann sich eine Phishing-Seite verbergen. Das Problem: Diese Einladung ist seriös und sieht vertrauenerweckend aus.

 

 

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

 

Doodle kann sich aufgrund seiner eigenen Politik nicht an die DSGVO halten. Das Tool beschreibt sich selbst als „Werbefinanziert“ und nutzt dafür „Google Adsense“. Daten werden mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Auswertung in die USA gesendet. Es sind zwar keine sensiblen Daten, jedoch wird Ihre Nutzung getrackt und die Werbung angepasst. Der Online Terminkalender wirbt mit dem werbefreien Premium-Paket. Der Zugang ist dadurch nicht automatisch frei von Trackern oder anderen Diensten.

 

Was kostet Doodle?

 

Es gibt insgesamt vier Preismodelle mit unterschiedlichen Funktionen. Jedes kostenpflichtige Paket ist werbefrei. Wie oben erwähnt, steigert ein werbefreier Account nicht den Datenschutz. Zur Auswahl steht ausschließlich die jährliche Abrechnung.

 

Basic:

Das Basic-Paket ist kostenfrei und wird durch Werbung finanziert. Es eignet sich für einen Benutzer, der seine Termine einfacher organisieren möchte.

 

Pro:

Dieses Modell kostet 6,95 Euro pro Monat und User. Es beinhaltet einen werbefreien Account, Sie können Termine mit Kalendern synchronisieren, es gibt eine Deadline und eine Erinnerungsfunktion, Sie können E-Mail-Adresse, Telefon und Adresse anfordern, es gibt eine Zapier, Zoom und Microsoft Integration sowie ein Outlook-Add-in und eine Buchungsseite, ein individuelles Logo und Branding sowie Doodle 1-1 Meetings.

 

Team:

Das Team-Paket kostet 8,95 Euro pro Monat und User. Es beinhaltet alles aus dem Pro-Paket. Hinzu kommt die Admin-Konsole.

 

Enterprise:

Ein Preis wird nicht angegeben. Melden Sie sich direkt beim Vertrieb. Zusätzliche Funktionen sind die individuelle Abrechnung, Sie erhalten einen persönlichen Account-Manager, es gibt einen bevorzugten Kundendienst, garantierte Antwortzeiten und spezielle Einstiegs- und Benutzerschulungen. Technisch gibt es ein Single Sign-On (SSO) Zugang und eine Verfügbarkeit via SLA mit 99,5 Prozent.

 

 

Fazit & Bewertung zu Doodle

 

Doodle ist ein ausgereiftes und zugleich sehr simples Tool für die Terminverwaltung. Es lässt sich sehr effizient bei Einzelpersonen sowie kleinen und mittleren Teams anwenden. Es fehlen im direkten Vergleich mit Calendly wichtige Elemente. Darunter gehören die Workflows und Integrationen. Calendly bietet weitaus mehr Möglichkeiten. Dafür punktet Doodle bei der Produktivität. Die fehlenden Punkte gleicht das Tool mit der Doodle Umfrage zur Terminfindung wieder aus. Ebenso lassen sich Gegenvorschläge an den Organisator senden. Dadurch kann der Organisator neue Termine finden oder Termine an mehrere Personen verteilen, die zuvor abgesagt haben. Das Problem mit der DSGVO besteht sowohl bei Doodle als auch bei Calendly. Doodle nutzt bewusst Google Adsense. Verbindungen werden getrackt und die Werbung entsprechend angepasst. Beim Premium-Paket gibt es keine Werbung, dafür wird Ihre Nutzung getrackt. Sie können sich selbst schützen: Klären Sie alle potenziellen Teilnehmer über den Datenschutz auf. Geben Sie keine firmeninternen Informationen an. Mit etwas Vorsicht lässt sich das Tool sicher nutzen.

 

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