5 Tipps zur Steigerung der Teamproduktivität mit Google Tasks

von | Sep 1, 2021 | Tasks / Aufgaben | 0 Kommentare

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie und Ihre Teammitglieder Aufgaben verwenden können, um effizienter zu arbeiten und die Produktivität bei der Arbeit in Gmail zu steigern.

 

1. Farbcode für Aufgaben

 

Genau wie bei den Ereignissen in Google Calendar können Sie Ihre Google Tasks farblich kodieren, um eine visuelle Darstellung der zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Sie können die Farbcodierung nach Art der Aufgabe, nach Priorität, nach Projekt, zu dem die Aufgabe gehört, nach Team, das die Aufgabe ausführen soll, … vornehmen, je nachdem, was für Sie am sinnvollsten ist.

 

2. Wiederkehrende Google-Aufgaben erstellen

 

Wenn es Dinge gibt, die Ihr Team immer wieder erledigen muss, können Sie diese als wiederkehrende Google-Aufgaben erstellen. Auf diese Weise laufen Sie weder Gefahr, sie zu vergessen, noch müssen Sie sich die Zeit nehmen, sie wiederholt einzuplanen.

Um eine wiederkehrende Google-Aufgabe zu erstellen, erstellen Sie wie gewohnt eine neue Aufgabe und klicken dann auf die Option „Datum/Uhrzeit hinzufügen“. Es erscheint eine neue Kalenderansicht, in der Sie „Wiederholen“ auswählen und festlegen können, ob die Aufgabe jeden Tag, jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr wiederholt werden soll.

Sobald eine Aufgabe als wiederkehrend eingestellt ist, wird sie mit diesem kleinen Symbol gekennzeichnet:

 

Leider verfügt Google Tasks noch nicht über die Option, ein benutzerdefiniertes Intervall für Aufgaben festzulegen, wie Sie es für Ereignisse in Google Calendar tun können. Das heißt, wenn Sie etwas haben, das jeden Montag und Mittwoch erledigt werden muss, müssen Sie dieselbe wiederkehrende Aufgabe zweimal erstellen: einmal für montags und einmal für mittwochs.

 

3. Google Task-Tastaturkürzel verwenden

 

Mit Google Tasks können Sie ganz einfach E-Mails in Ihre Google Task-Liste ziehen und Aufgaben mit der Drag-and-Drop-Funktion verschieben. Die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste in Google kann jedoch noch schneller gehen, wenn Sie einige der speziellen Google Task-Tastenkombinationen lernen.

Eine vollständige Liste der Tastenkombinationen finden Sie durch Drücken der Tastenkombinationen Command + / auf dem Mac und Ctrl + / auf Windows.

Drei Tastenkombinationen, die besonders nützlich sind, wenn Sie in Google Mail arbeiten, sind:

Google Tasks öffnen: g+k auf Mac und Windows
Google Mail-E-Mail-Konversationen zu Google Aufgaben hinzufügen: Umschalttaste+t auf Mac und Windows
zwischen Google Tasks und Google Mail wechseln: CMD+Alt+ auf Mac und Strg+Alt+ auf Windows

 

4. Zur Planungsansicht für eine Liste von Meetings und Aufgaben wechseln

 

In Google Kalender können Sie in die Planungsansicht wechseln, um eine übersichtliche Liste Ihrer Termine und Aufgaben für den Tag zu erhalten. Diese Ansicht zeigt auch an, an welcher Stelle des Tages Sie sich gerade befinden. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie sich zu Beginn des Tages einen schnellen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen wollen oder wenn Sie schnell zu einem bestimmten Tag blättern wollen, um zu sehen, ob Sie an diesem Tag Zeit zum Mittagessen haben.

 

5. Google Kalender-Erinnerungen zu Aufgaben hinzufügen

 

Es ist gut möglich, dass Sie auch Ihre Google Kalender-Erinnerungen verwenden, um sich an Dinge zu erinnern, die Sie erledigen müssen. Damit Sie nicht zwischen verschiedenen Ansichten wechseln müssen, können Sie alle Ihre vorhandenen Erinnerungen in Ihre Google Aufgaben-Liste kopieren.

Klicken Sie im Seitenbereich von Google Tasks auf die drei Punkte, um das Überlaufmenü zu öffnen, und wählen Sie „Erinnerungen in Aufgaben kopieren“. Beachten Sie, dass dies ein einmaliges Kopieren ist. Wenn Sie neue Erinnerungen hinzufügen oder bestehende ändern, werden diese neuen Erinnerungen nicht mit Aufgaben synchronisiert, und auch Ihre Änderungen werden nicht übernommen. Es ist daher am besten, in Zukunft nur noch Aufgaben zu erstellen, damit Sie immer alle Ihre Aufgaben in einer Ansicht haben.

Wenn Sie eine bestimmte Uhrzeit für Ihre in eine Erinnerung umgewandelten Aufgaben festgelegt haben, erhalten Sie zu dieser Zeit eine Benachrichtigung, genau wie Sie es getan hätten, als die Aufgabe noch eine Erinnerung war. Wenn Sie keine bestimmte Uhrzeit, aber ein Datum festlegen, erhalten Sie an diesem Tag um 9 Uhr eine Benachrichtigung.

 

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