MindMeister: Die innovative MindMapping-Lösung für kreative Köpfe

von | Okt 10, 2021 | Produktivität | 0 Kommentare

Was ist MindMeister?

 

MindMeister ist eine Online-Mind-Mapping-Anwendung, deren Fokus auf die Visualisierung und Umsetzung von geplanten und noch nicht ausgeführten Projekten liegt. Die Anwendung wurde vom deutschen Softwareunternehmen MeisterLabs GmbH entwickelt. Aus derselben Schmiede stammt das von uns vorgestellte Tool „MeisterTask“. MindMeister entstand im Jahre 2007 und wird stetig weiterentwickelt. Das Tool ist eine indirekte Projektmanagement Lösung, die Sie bei der Effektivität in der Anfangs- und Aufbauphase unterstützt. Wir schauen uns MindMeister genauer an und zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile des Tools.

 

Für wen eignet sich MindMeister?

 

MindMeister eignet sich primär für Privat- und Einzelpersonen sowie kleine bis mittlere Teams. Das Online Mindmapping beschränkt sich auf die Visualisierung eigener Projekte und ist mit Tools wie Wrike oder Trello nicht vergleichbar. Projekte, die Sie über MindMeister realisieren, gelten eher als Vorarbeit für die endgültige Bearbeitung. Vielschichtige Projekte lassen sich mit dem Tool nicht umsetzen, da die Funktionen eines komplexen Projektmanagement-Tools fehlen. Dennoch ist es ein nützliches Tool zur Steigerung der Team Zusammenarbeit und der Effizienz.

 

Wie lässt sich MindMeister im Thema Produktivität einordnen?

 

Produktivität

 

Sie können die Effektivität mit einer strategischen Planung steigern. Hier zeigt sich der größte Unterschied zu anderen Projektmanagement-Tools. Ihnen stehen dafür folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Mit der Entscheidungsmatrix vergleichen Sie die Vor- und Nachteile mehrerer Ideen. Die Ideen stammen entweder von Ihnen oder vom gesamten Team.
  • Mit der SWOT-Analyse prüfen Sie die internen Strukturen. Sie decken die Schwächen auf und analysieren Ihre Risiken sowie externen Chancen. Dafür stehen vier Äste bereit, die Sie mit relevanten Informationen füllen und auswerten.
  • Mit der Website-Planung erstellen Sie ein visuelles Konstrukt einer Webseite. Sie können den Kunden einladen und einen gemeinsamen Plan in MindMeister erstellen. Der Kunde benötigt kein eigenes Konto.
  • Mit der Cornell-Methode aus den 50er-Jahren können Sie Notizen während einer Präsentation effektiver verfassen. Dadurch steigern Sie langfristig die Lernergebnisse. Gute Lernergebnisse steigern die Effektivität, da weniger Fragen vom Team aufkommen.
  • Die Eisenhower-Matrix unterstützt Sie bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben. Erledigen Sie zeitnah wichtige Aufgaben und überprüfen Sie, welche Angelegenheiten Sie komplett überspringen können.
  • Die Effort vs Impact Matrix Methode unterstützt Sie bei Ihren Entscheidungen. Sie stellen Aufgaben gegenüber und ermitteln, welche Aufgaben Ihren Einfluss maximieren.
  • Mit der BCG-Matrix (Growth / Share-Matrix) erstellen Sie ein Produktportfolio und analysieren Ihre Wachstumschancen. Sie können mehrere Produkte oder Ideen in Quadrate platzieren und gegenüberstellen.

 

Task-Management

 

Das Task-Management gestaltet sich simpel. Unter den einzelnen Elementen sind die Namen der Teammitglieder aufgelistet. Gastzugänge ohne Benutzerkonten werden als „Anonym“ dargestellt. Eine einzelne Übersicht in Form von Listen oder Tabellen gibt es nicht. Dies ist auch nicht nötig, da das gesamte Projekt in Form einer Map visuell dargestellt wird und alle Elemente für alle beteiligten Personen sichtbar sind.

 

Projekt-Management

 

Das Projekt-Management unterscheidet sich bei MindMeister grundlegend von unseren anderen vorgestellten Tools. Es gibt spezielle Vorlagen, die eher der Analyse oder dem Brainstorming dienen. Sie können zwischen fünf Vorschläge wählen, die exklusiv von MindMeister zur Verfügung gestellt werden. Dort stellen Sie Produkte gegenüber oder prüfen, welche Aufgaben priorisiert werden müssen. Ihnen stehen öffentliche Vorlagen aus der Kategorie „Produktivität“ zur Verfügung. Diese Entwürfe stammen aus der Community und beinhalten individuelle Merkmale zur Steigerung der Effizienz.

 

Team Zusammenarbeit/Collaboration

 

Die Team Zusammenarbeit wird das durch das Brainstorming gesteigert. Sie erarbeiten gemeinsam mit Ihrem Team eine Map, bestehend aus Ideen und eigenen Konzepten. Jeder kann seine Ideen nennen und selbstständig einpflegen. Sie können unter sich ausmachen, wer welche Aufgabengebiete übernimmt.

 

In welchen Bereichen hilft MindMeister außerdem?

 

Nicht nur die Visualisierung, sondern die anschließende Umsetzung wird durch das Tool erleichtert. Sie können die fertige Map in gängige Dateiformate oder in Mindmap-Formate umwandeln.

Zu den gängigen Formaten gehören:

  • PDF-Dokument (samt Anpassung)
  • Dokumentengliederung im RTF-Format
  • Microsoft Word Datei
  • Microsoft Powerpoint Datei
  • Bildatei

Zu den Mindmap-Formaten gehören:

  • MindMeister (.mind)
  • FreeMind
  • MindManager
  • XMind

Die Dateien lassen sich ohne MindMeister öffnen und über andere Wege präsentieren. Dies hat dann Vorteile, wenn bestimmte Personen ein Projekt entwickeln und es dem Team vorführen.

 

Wie funktioniert MindMeister?

 

Für die Registrierung benötigen Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Ihnen wird anschließend eine E-Mail samt Freischaltlink zugeschickt. Nach der Freischaltung erhalten Sie vollen Zugriff auf das Mindmapping-Tool. In der kostenlosen Variante stehen Ihnen drei Maps zur Verfügung, die Sie für jeweils ein Projekt nutzen können. Die Maps sind mit Boards aus unseren anderen vorgestellten Tools vergleichbar. MindMeister achtet passend zur Visualisierung auf ein sehr aufgeschlossenes und zugleich benutzerfreundliches Design.

 

Schritt 1: Die passende Map wählen

Sie haben die Wahl zwischen einer leeren Seite oder Entwürfe. Die Entwürfe sind in folgenden Kategorien unterteilt:
– Layout
– Business
– Ausbildung
– Leben

Darunter fallen Entwürfe wie Brainstorming, Organigramm, Homework Planning, To-dos oder SWOT Analysis.

 

Schritt 2: Die Map richtig anwenden

Beim Mindmapping steht die Visualisierung im Vordergrund. Sie sehen je nach Entwurf eine riesige Fläche mit Blasen, die Sie mit eigenen Informationen füllen. Ähnlich wie die visuelle Darstellung am White Board im Büro.

Als Beispiel nehmen wir die bekannte Videoplanung. Die Mitte gilt als zentraler Ausgangspunkt, wir nennen diesen Punkt „Videoplanung“. Zur besseren Darstellung verzichten wir auf komplexe Ebenen und beschränken uns auf die wichtigsten Merkmale. Zur Videoplanung gehören mögliche Themen, ein Budget, einen geplanten Umfang und die einzelnen Schritte zur Umsetzung der Planung. Wir benötigen also vier weitere Elemente. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche und wählen Sie zwischen „Element hinzufügen“ und „freies Element hinzufügen“. Ein freies Element wird nicht an die Videoplanung geknüpft und steht zur weiteren Bearbeitung frei. Etwa eine Idee oder ein Blitzgedanke. Das Element wird an die Videoplanung geknüpft und unterscheidet sich visuell zu den weiteren Elementen.

Das Element „geplanter Umfang“ wird durch weitere Steps erweitert. Wir wählen „Intro“, „Hauptteil“ und „Ende“. Visuell gehen drei weitere Punkte vom „geplanten Umfang“ in die Mindmap mit ein. Diese Punkte lassen sich beliebig ändern oder verwalten.

 

Schritt 3: Formatierung verstehen

Mindmapping lebt von der Visualisierung. Auf der rechten Seite finden Sie die Formatierungsleiste. Sie besteht aus verschiedenen Schriftgrößen, Farben und Icons. Interessant ist die Einbindung von Bildern und Videos, die das Brainstorming erleichtern. Als Beispiel nehmen wir unseren „geplanten Umfang“ und das „Intro“. Dort fügen wir ein Video aus YouTube ein, welches unseren Vorstellungen entspricht. Teammitglieder können Kommentare hinterlassen (in Form einer Idee) und diese Idee bewerten lassen. Sie können Notizen, Links und Tasks hinzufügen.

 

Schritt 4: Tasks nutzen

Unsere anderen vorgestellten Tools im Bereich Projektmanagement sind deutlich komplexer aufgebaut. Beim Online Mindmapping steht die gemeinsame Planung eines Projektes im Vordergrund.

Die Tasks sind wie folgt aufgebaut:

  • Fortschritt
  • Priorität
  • Zuständigkeit
  • Enddatum

 

Sie können die Elemente an die Teammitglieder zuweisen und erledigen lassen. Der Fortschritt lässt sich in 25er Schritten einstellen.

 

 

Worin liegen die Vorteile von MindMeister?

 

Das Tool legt hohen Wert auf die visuelle Darstellung. Dies gilt nicht nur für die eigenen Projekte, sondern für die gesamte Aufmachung. Sie können Projekte verständlicher darstellen und Denkanreize setzen.

Interessant ist die allgemeine Bearbeitung der Map durch alle Teammitglieder. Ein Beispiel: Ihr Team besteht aus fünf Personen. Alle fünf Mitglieder können separat auf die Map zugreifen und sie verändern. Sobald die Map verändert wird, ändert sich die Darstellung für alle anderen Teilnehmer in Echtzeit. Dies funktioniert in der Praxis tadellos. Jedoch mit einer kleinen Verzögerung. Die Teilnehmenden sollten sich vorher absprechen und erwähnen, welche Punkte verändert werden.

 

Worin liegen die Schwächen?

 

Zur größten Schwäche gehört die fehlende Listenansicht. Eine Listen- oder Tabellenansicht für die Aufgabenverwaltung erleichtert die Organisation. Zwar sind alle Teammitglieder und die zu erledigten Aufgaben in der Map sofort sichtbar, dennoch wäre ein eigener Bereich für die allgemeine Administration sinnvoller. Den Status der Aufgabe erfahren Sie bei der Auswahl des Elements. Dies ist je nach Größe der Map aufwendig und kostet Zeit. Die fehlende Listenansicht fällt bei Einzelpersonen und kleinen sowie mittleren Teams kaum auf.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

 

Der Datenschutz spielt bei cloudbasierten Projekten eine wichtige Rolle. Anderweitig könnten sensible Firmen- oder Kundendaten in falsche Hände geraten. Selbst wenn es sich nur um eine Auswertung handelt, sollten sich Teammitglieder oder mögliche Kunden sicher fühlen.

Da der Softwareentwickler Meister Labs in Deutschland gegründet wurde, flossen schon damals wichtige Aspekte in den Datenschutz. Der Server befindet sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Dienste sind demnach EU-DSGVO-konform und von der Trusted Cloud zertifiziert.

 

Was kostet MindMeister?

 

Wir schauen uns die Modelle von MindMeister genauer an. Es gibt insgesamt vier Preismodelle, die sich im Umfang voneinander unterscheiden.

 

 

Basic

Das Basic-Paket ist und bleibt auf Lebenszeit kostenlos. Ihnen stehen 3 Mindmaps und E-Mail-Support zur Verfügung. Die Zusammenarbeit findet in Echtzeit statt. Diesen Punkt haben wir im oberen Bereich unter „Wo liegen die Vorteile von MindMeister“ erarbeitet. Wenn Teammitglied A etwas verändert, dann ändert sich die Map in Echtzeit bei Teammitglied B oder C.

 

Personal

Das Personal-Paket eignet sich für Privatpersonen und kleine Teams. Enthalten sind unbegrenzte Mindmaps, Dateianhänge, PDF- sowie Bild-Export und der Mindmap-Druck.

Der Preis liegt bei 4,99 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

 

Pro

Die Pro-Variante eignet sich für Profi-Mindmapping im Team oder für Einzelpersonen. Enthalten sind der Word- sowie Powerpoint-Export, ein Administratorkonto, G Suite für Domains-Sign-On, benutzerdefinierte Formatierung, Rahmen und Mindmap-Designs sowie PDF-Export als Präsentation. Mehrere Teams können an verschiedenen Maps arbeiten.

Der Preis liegt bei 8,25 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

 

Business

Dieses Paket eignet sich laut eigenen Angaben für Enterprise Benutzer und Map Enthusiasten. Enthalten sind Gruppen innerhalb des Teams, Compliance-Exporte und Backups, benutzerdefinierte Teamdomäne, mehrere Team-Administratoren sowie ein vorrangiger Support per E-Mail und Telefon.

Der Preis liegt bei 12,49 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Berechnung entscheiden.

 

Fazit & Bewertung zu MindMeister

 

MindMeister ist eine grundlegend gute Online-Mind-Mapping-Anwendung. Zur Visualisierung stehen Ihnen exklusive Entwürfe zur Verfügung, die ausschließlich von MindMeister stammen. Hinzu kommen öffentliche Vorlagen von anderen Usern, die Sie für Ihre Projekte verändern und nutzen können. Sie können Ihre eigene Map mit zwei Klicks online stellen und für jeden Benutzer von MindMeister zugänglich machen. Achten Sie darauf, keine sensiblen Daten in einer Map zu hinterlassen. Teammitglieder und Kunden (sogenannte Gastzugänge) lassen sich ebenfalls mit wenigen Klicks einladen. Gäste können die Map über einen Link anschauen und mitgestalten. Die Map verändert sich in Echtzeit. Bei unserem Test dauerte die Aktualisierung einige Sekunden. Die Verzögerung ist bei der Live-Besprechung etwas störend.

Fast wichtiger sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Mit der ausgeklügelten Formatierungsleiste lassen sich die Elemente individuell anpassen oder freistellen. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Schriftgrößen, Farben, Rahmen und Icons. Hinzu kommen unterschiedliche Designs und Ausrichtungen für die eigene Map. Mit wenigen Klicks lassen sich die Elemente mit Icons, Bilder, Links oder Videos von großen Plattformen erweitern.

Uns fehlte eine Listenansicht für das Aufgabenmanagement. Darin sollten alle Elemente und die Teammitglieder sowie deren Status aufgelistet sein. So müssen wir jede Map und die Elemente einzeln aufrufen, um den Status der Aufgabe zu erfahren. Bei Einzelpersonen und kleinen Teams fällt der Vorgang nicht ins Gewicht. Bei größeren bis mittleren Teams wird es aufwendiger.

 

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