Was ist awork?

Awork ist ein Projektmanagement-Tool vom Softwareunternehmen HQLabs GmbH aus Hamburg. Das junge Unternehmen wurde 2012 von Tobias Hagenau gegründet. Mittlerweile besteht das Team aus 28 Mitarbeitern und drei Mitbegründern. Das erste Projekt war die Agentursoftware HQ, die derzeit bei über 700 Agenturen und 15.000 Nutzern im Einsatz ist. Anschließend entwickelte das Team das erfolgreiche Tool awork. HQLabs GmbH belegte 2014 den zweiten Platz beim „Innovationspreis der Initiative Mittelstand“. Bei den „Hamburg Innovation Awards“ waren sie unter den Top 5. Zuletzt wurden sie Preisträger beim bundesweiten „made in.de Award 2015″. Wir schauen uns awork genauer an und stellen die Vor- und Nachteile gegenüber.

Für wen eignet sich awork?

Awork ist ein modernes und sehr ausgereiftes Tool. Der Funktionsumfang erinnert stark an Wrike. Awork bietet im Gegensatz zu Wrike eine weniger ausgereifte Tiefenherachie. Dadurch eignet sich das Tool für mittlere bis große Teams. Die Funktionen innerhalb des Tools wirken für Einzelpersonen und kleine Teams etwas überladen, dafür aber keinesfalls befremdlich. Awork ist ein benutzerfreundliches und leicht zu erlernendes Tool.

Wie lässt sich awork im Thema Produktivität einordnen?

Produktivität

Die Projektplanung lässt sich in awork mit wenigen Klicks gestalten. Sie können Aufgabenlisten erstellen und Teammitglieder zuweisen. Dadurch verhindern Sie die doppelte Arbeit an einer Aufgabe. Interessant ist der individuelle Aufgabenstatus. Fügen Sie eigene Elemente hinzu und erweitern Sie das Board. Die Aufgaben landen je nach Statusänderung automatisch in der entsprechenden Spalte zur besseren Darstellung.

Aufgaben/Task-Management

Behalten Sie Ihre Projektplanung im Überblick. Innerhalb des Projektes steht Ihnen eine Listenansicht, ein Board und eine Timeline zur Verfügung. Dort sehen Sie die Aufgaben, die Deadlines und die Teammitglieder, die an den Aufgaben arbeiten. Sie können jederzeit prüfen, wie viel Zeit in das Projekt oder in die Aufgabe geflossen ist.

Projektmanagement

Das Tool arbeitet ähnlich wie Wrike mit verschiedenen Projektlisten. Projekte werden in „Alle“, „Läuft“ oder „Beendet“ unterteilt. Ebenso errechnet das Tool den Arbeitsfortschritt. Awork stellt das festgelegte Zeitbudget und die erbrachte Arbeitszeit gegenüber. Daraus resultiert der Fortschritt. Erreichen Sie Meilensteine, steigen Sie den Workflow und behalten Sie dabei den kompletten Überblick aller Projekte. Der Workplace wirkt aufgeräumt und modern.

Team Zusammenarbeit / Collaboration

Für eine ausgeglichene Team Zusammenarbeit sind zwei Aspekte notwendig: ein guter Workplace und sinnvolle Kommunikationswege. Der Workflow wird durch die Arbeitszeiterfassung gesteigert. Achten Sie auf eine angemessene Bearbeitungszeit, um Druck zu vermeiden. Setzen Sie gezielte Meilensteine, die Sie gemeinsam mit dem Team erreichen. Die Kommunikation findet innerhalb der Aufgaben statt. Sie können Kommentare hinterlassen oder Dateien anhängen.

Workflow Automatisierung

Mit der Workflow Automatisierung steigern Sie die Produktivität. Lassen Sie häufige Abläufe automatisch von awork erledigen. Sie können Aufgaben im Status „Freigabe“ automatisch an die Projektleitung oder an den Vorgesetzten weiterleiten lassen. Ebenso lassen sich Abhängigkeiten erstellen. Machen Sie eine Aufgabe von einer anderen Aufgabe abhängig, um die Effizienz zu erhöhen.

In welchen Bereichen hilft awork außerdem?

Das Tool unterstützt Sie bei kurzfristigen oder sehr eng bemessenen Projekten. Sie können die Team Zusammenarbeit mit der Zeiterfassung stärken und kontrollierten, ohne dabei Druck aufzubauen. Teammitglieder halten sich an Ihren Zeitvorgaben, arbeiten etwas schneller und erhalten eine gewisse Belohnung. Damit stemmen Sie dringende Kundenaufträge.

Wie funktioniert awork?

Sie können sich mit einem Google-Account oder einer Apple-ID anmelden oder eine eigene E-Mail-Adresse und Passwort verwenden. Letzteres ist für Unternehmen empfehlenswert, da sich der Log-in nicht am Google-Konto oder an der Apple-ID bindet. Anschließend beantworten Sie einige Fragen zur eigenen Person, zum Projekt und zu der Anzahl Ihrer Teammitglieder. Danach wird das Dashboard auf Sie zugeschnitten. Sie werden nach dem ersten Log-in zum Dashboard geleitet.

Schritt 1: Dashboard verstehen

Das Dashboard ist eine strukturierte Gesamtübersicht aller aktuellen Vorgänge. Auf der linken Seite finden Sie die Projekte, Aufgaben, Teamplanung, Zeiten und Zeitauswertung sowie die Einstellungen. In der Mitte sind drei Elemente, die sich in der „Zeiterfassung“, „aktuelle Projekte“ und „Aufgaben“ aufteilen. Vom Dashboard aus gelangen Sie direkt zu den gewünschten Elementen. Sie können weitere Widgets hinzufügen und das Dashboard beliebig anpassen und speichern.

Schritt 2: Projekt erstellen

Diese detaillierte Übersicht erinnert stark an Wrike. Über das grüne „Plus-Symbol“ erfassen Sie Ihre Zeit und erstellen ein neues Projekt, eine neue Aufgabe und eine Kundenkartei. Auf die Kundenkartei gehen wir später ein. Das Element unter „Projekt erstellen“ unterscheidet sich optisch nicht von den anderen vorgestellten Tools. Es gibt ähnlich wie bei Wrike eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten.

Darunter fallen:

• Projektfoto setzen
• Projektname wählen
• Kurzbeschreibung verfassen
• Deadline wählen
• Budget erstellen
• Tags hinzufügen
• Projektteilnehmer zuweisen

Es gibt drei Status, die sich in „Alle“, „Läuft“ und „Beendet“ aufteilen. Unter „Alle“ befinden sich alle Projekte. Darunter auch Projekte, die zwar erstellt aber noch nicht gestartet wurden. Dieser feine Unterschied fehlt bei anderen von uns vorgestellten Projektmanagement-Tools. Unter „Läuft“ sind alle noch nicht beendeten Projekte aufgelistet und unter „Beendet“ befinden sich die abgeschlossenen Projekte.

Schritt 3: Budget verstehen

Das Budget wird in Form einer Zeitangabe erfasst. Die Zeitangabe ist ein individueller Kostenplan für das Projekt. Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Das Projekt soll innerhalb von 240 Stunden erledigt werden. Wenn 10 Mitarbeiter 12 Stunden am Tag daran arbeiten, dann ergibt sich ein Aufwand von 120 Stunden pro Tag. Theoretisch wäre das Projekt nach zwei Tagen und 240 Stunden erledigt. Jeder Mitarbeiter wird individuell pro Stunde entlohnt. So können Sie die Kosten im Blick behalten. Bei Freelancern gibt es völlig unterschiedliche Stundenlöhne, weshalb die Idee dahinter eher als Richtwert gilt.

Schritt 4: Aufgaben erstellen

Für das Aufgabenmanagement stehen Ihnen Listen, Boards und eine Timeline zur Verfügung. Die Listenansicht ist wie eine einfache To-do-Liste aufgebaut. Sie benennen die Liste und fügen Aufgaben hinzu. Sie können weitere Unteraufgaben zu den Aufgaben hinzufügen.

Der Aufgabenstatus ist im Board etwas umfangreicher. Das Board besteht aus „To-do“, „In Arbeit“, „In Überprüfung“, „Erledigt“ und „Blockiert“. Die Aufgaben werden automatisch in die entsprechenden Punkte eingepflegt. Sie können zwischen der Listen- und der Board-Ansicht wählen.

Mit der Timeline organisieren Sie die Fristen der einzelnen Aufgaben. Sie können die Aufgaben per Drag-and-drop in die Timeline schieben und die Deadline visuell auswählen. Aufgaben mit zuvor gesetzten Fristen erscheinen ebenfalls in der Zeitleiste. Die Projekt-Deadline ist für die bessere Übersicht in Rot markiert.

Schritt 5: Kunden anlegen

Neue Kunden legen Sie ebenfalls über das grüne „Plus-Symbol“ an. Dort tragen sie den Namen, die Branche und die Kontaktdaten ein. Anschließend können Sie den Kunden zuweisen. Die Symbole hinter den Projekten verraten Ihnen, ob es sich um einen Kundenauftrag oder um ein internes Projekt handelt.

Worin liegen die Vorteile von awork?

Die Zeiterfassung innerhalb des Tools ist ein ausschlaggebendes Element. Der Funktionsumfang von awork ähnelt den Umfang von Wrike, jedoch arbeitet Wrike weniger mit der Zeiterfassung. Oben haben wir das Thema mit dem Zeitbudget etwas erläutert. Teammitglieder erfassen die Arbeitszeit immer manuell. Dafür steht die Zeiterfassung im Dashboard bereit. Klicken Sie dafür unten rechts auf die Stoppuhr. Die Zeiterfassung bindet sich entweder an das Projekt oder an einer bestimmten Aufgabe. Alternativ können Sie die Zeiterfassung aus der Aufgabe heraus starten. Das System erkennt automatisch, wie viel Zeit Sie in der Aufgabe verbracht haben.

Unter „Zeitauswertungen“ sehen Sie, wie viel Zeit das gesamte Team für das Projekt oder für die Aufgabe aufgebracht hat. Die erbrachte Zeit wird gegen das von Ihnen berechnete Zeitbudget gestellt. Dadurch analysieren Sie, ob Ihre Budgetplanung aufgeht.

Worin liegen die Schwächen?

Es gibt keine kostenlose Version für Einzelpersonen oder kleine Teams. Nach der Registrierung können Sie das Tool für 14 Tage kostenlos testen, danach müssen Sie sich für „Premium“ oder „Enterprise“ entscheiden. Ebenso fehlen einige Übersetzungen. Dies führt zu Problemen bei international aufgestellten Teams.

Ist das Tool DSGVO-konform?

Der Datenschutz spielt bei cloudbasierten Projekten eine wichtige Rolle. Anderweitig könnten sensible Firmen- oder Kundendaten in falsche Hände geraten. Selbst wenn es sich nur um eine Auswertung handelt, sollten sich Teammitglieder oder mögliche Kunden sicher fühlen. In awork können sensible Kundendaten gespeichert werden. Umso mehr steht die DSGVO im Vordergrund.

Da der Softwareentwickler HQLabs GmbH in Deutschland gegründet wurde, flossen schon damals wichtige Aspekte in den Datenschutz. Der Server befindet sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.

Was kostet awork?

HQLabs GmbH bietet insgesamt zwei Preismodelle an, die sich vom Funktionsumfang nicht unterscheiden. Der Unterschied liegt im priorisierten Support. Eine kostenlose Basisversion gibt es nicht. Nach 14 Tagen müssen Sie sich für eine der beiden Varianten entscheiden.

Premium

Das Premium-Paket beinhaltet alle Funktionen, die Sie in der kostenlosen 14-tägigen Version ausprobieren können. Diese Variante eignet sich für die meisten Teams bis 50 Mitgliedern. Sie können jährlich, zweijährlich oder monatlich zahlen.

Der Preis liegt bei 10 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

Enterprise

Das Enterprise-Paket eignet sich für große Organisationen mit bis zu 5000 Teammitgliedern. Das Team von awork unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung großer Projekte.

Der Preis liegt bei 15 Euro pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

Wichtiger Hinweis
Bei zweijährlicher Abrechnung sparen Sie 20 Prozent.

Fazit & Bewertung zu awork

Von unseren vorgestellten Projektmanagement-Tools kommt nur Wrike für einen direkten Vergleich infrage. Wrike ist bisher das leistungsstärkste Tool in unserer Liste. Tools wie Monday oder Trello sind etwas eingeschränkter. Das bedeutet nicht, dass die Softwarelösungen schlechter sind. Es gibt verschiedene Anwendungsgebiete. Dies gilt auch für MindMeister, eine Mindmapping-Anwendung für die Vorplanung und das Brainstorming.

Awork wirkt wie eine abgespeckte Version von Wrike, jedoch im positiven Sinne. Wrike geht enorm in die Tiefe, während awork darauf verzichtet. Es eignet sich dennoch für komplexere Projekte, jedoch nicht für stark verwurzelte Konzepte. Außerdem bietet das Projektmanagement Tool eine ausgeklügelte Zeiterfassung, die Sie bei der Umsetzung von kurzfristigen Projekten unterstützt. Im normalen Betrieb lässt sich der Zeitaufwand ermitteln und optimieren. Positiv fallen das Design und die Benutzerfreundlichkeit auf. Awork ist trotz des hohen Funktionsumfangs leicht zu erlernen und wirkt zeitlos modern. Grund dafür sind einzelne Elemente wie Icons oder Smileys, die das Klima innerhalb der Arbeitsumgebung auflockern. Leider gibt es keine kostenlose Basisversion. Ihnen stehen zwei Pakete zur Verfügung, die preislich absolut in Ordnung sind.

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