Jira Projektmanagement: Agile Arbeitsmethoden für mehr Effizienz

von | Sep 29, 2021 | Featured, Produktivität | 0 Kommentare

Was ist Jira?

Jira stammt vom australischen Softwareentwickler Atlassian, der ebenfalls das von uns vorgestellte Tool „Trello“ entwickelte. Das Projektmanagement-Tool war ursprünglich als Bug-Tracker ausgelegt. Mittlerweile hat es sich als hochwertige Softwarelösung zur Steigerung der Produktivität etabliert. Im Jahr 2018 spendierte Atlassian ein riesiges Update und entwickelt das Tool stetig weiter.

 

Für wen eignet sich Jira?

Jira richtet sich ganz klar an Enterprise-Kunden. Der riesige Funktionsumfang erinnert an die komplexen Eigenschaften von Wrike und könnte für Einzelpersonen und kleine Teams zu überladen wirken. Wer sich jedoch mit der agilen Methode auseinandersetzen möchte, ist bei Jira bestens aufgehoben.

 

Wie lässt sich Jira im Thema Produktivität einordnen?

Jira unterscheidet sich durch das klassische agile Produktmanagement zu den anderen von uns vorgestellten Tools. Die Konkurrenzprodukte bieten zwar ähnliche Abläufe, jedoch nicht so komplex wie Jira.

 

Produktivität

Das Tool bietet neben den klassischen Abläufen wie das Produktmanagement und das dazugehörige Task Management ein weiteres Feature: agile Methoden. Agile Arbeitsmethoden kommen besonders bei schwerfälligen und komplex aufgebauten Arbeitsprozessen zum Einsatz. Sie brechen die Arbeitsabläufe auf und versuchen die Organisation so flexibel wie möglich zu halten. Dadurch können kleinste Ergebnisse erreicht und präsentiert werden. Das Ganze wird mit sogenannten „Sprints“ realisiert, die bestimmte Abläufe in einer gewählten Frist von 1 und 4 Wochen fertigstellen.

 

Aufgaben/Task-Management

Jira stellt Ihnen ein großartiges Task Management zur Verfügung. Sie haben vollen Zugriff auf alle Aufgaben, Teamprojekte und Berichte. In den Berichten erhalten Sie einen detaillierten Überblick über alle Abläufe und können erkennen, in welchen Prozessen die meiste Zeit fließt. Zudem gibt es Sub-Tasks, die einen Arbeitsabschnitt eines größeren Tasks darstellen.

 

Team Zusammenarbeit/Collaboration

Bei der agilen Arbeitsmethode steht die Team Collaboration an erster Stelle. Das gesamte Team versucht die Vorgänge innerhalb einer gesetzten Frist abzuarbeiten. Der Teamleader behält dabei den Überblick. Die Kommunikation findet innerhalb der einzelnen Vorgänge statt. Sie können sich austauschen und Teammitglieder markieren.

 

 

Workflow Automatisierung:

Jira stellt eine Vielzahl von Vorlagen bereit. Die Automatisierungsvorlagen sind an die von Ihnen gewählte Vorlage (Produktmanagement, Bug-Report etc.) gekoppelt. Sie können eigene Abhängigkeiten erstellen.

 

In welchen Bereichen hilft Jira außerdem?

Das Tool arbeitet mit einer „Roadmap“. Die Roadmap erlaubt Ihnen eine visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe. Außerdem erhalten Sie Zugriff über die mobile App. Vom Smartphone aus können Sie Prozesse nachverfolgen oder erstellen.

 

Wie funktioniert Jira?

Zunächst müssen Sie sich zwischen zwei Hosting-Optionen entscheiden. Mit den beiden Optionen hängt Jira einen Großteil der von uns vorgestellten Konkurrenz ab. Es gibt Hosting via Cloud und die Selbstverwaltung.

 

Cloud-Hosting

Beim Cloud-Hosting übernimmt Atlassian die Einrichtung in der hauseigenen Software-Cloud. Die komplizierte Konfiguration auf dem eigenen Server entfällt. Ideal für Teams, die einen einfachen Einstieg bevorzugen.

 

 

Selbstverwaltung

Für die Selbstverwaltung stehen die beiden Lösungen „Server“ und „Data Center“ bereit. Sie können die Einrichtung individuell anpassen und eigene Regeln aufstellen. Prinzipiell sind Sie für die gehostete Jira-Instanz verantwortlich. Dies gilt für die Sicherheit und den Datenschutz. Generell empfehlen wir die Durchführung durch einen professionellen Administrator.

Sie haben die Wahl zwischen drei Varianten:

  • Jira Core ist für interne Teams optimiert, die Projekte gemeinsam bearbeiten möchten.
  • Jira-Software baut grundlegend auf Jira Core auf. Der Unterschied liegt im Funktionsumfang. Die Jira-Software enthält spezielle Features für das agile Projektmanagement.
  • Jira Service-Desk wurde speziell für Endkunden entwickelt. Der Fokus liegt auf die Bearbeitung von Anfragen durch andere Teams oder Kunden. Ihr Team erhält Tickets zur Bearbeitung möglicher Probleme.

 

Schritt 1: Die Registrierung

Der Registrierungsprozess erinnert stark an die Kontoeröffnung von Wrike. Sie müssen Fragen zur Teamgröße, zum Grund der Registrierung und zum Thema nennen. Anschließend wird Ihr Konto basierend auf den Angaben eingerichtet. Dies kann mitunter einige Minuten dauern. Anschließend bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und können beginnen.

 

Schritt 2: Das „Your work“ Board verstehen

Nach dem ersten Log-in erscheint die Seite „Your work“. Es handelt sich um einen strukturierten Überblick aller Projekte. Von hier aus werden Ihnen aktuelle, bearbeitete, angesehene, zugeordnete und markierte Projekte angezeigt. Die Übersicht erinnert an Monday.

 

Schritt 3: Projekte erstellen und anpassen

Oben in einer kleinen Leiste finden Sie den Punkt „Projekt erstellen“. Anschließend haben Sie die Wahl zwischen drei Boards, die für unterschiedliche Abläufe optimiert wurden.

  • Das Scrum-Board eignet sich für Teams, die Ihre Ziele durch sogenannte „Sprints“ erreichen möchten. Dafür steht ein Backlog bereit.
  • Das Kanban-Board beinhaltet ebenfalls ein Backlog. Es wurde für Teams entwickelt, die ihre Projekte und Aufgaben visualisieren und voranbringen möchten.
  • Das Bagüberwachungs-Board eignet sich für Teams, die „Bugs“ identifizieren. Bugs sind Fehler, die während eines Entwicklungsprozesses auftreten.

 

Ihnen stehen weitere Boards als Vorlagen zur Verfügung. Es gibt folgende Kategorien:

  • Softwareentwicklung
  • Servicemanagement
  • Arbeitsmanagement
  • Marketing
  • Personalwesen
  • Finanzen
  • Design
  • Personal
  • Operations
  • Recht
  • Vertrieb

 

Uns gefallen die Beschreibungen der einzelnen Vorlagen. Jede Vorlage enthält leicht verständliche Informationen. Daraus lässt sich die Sinnhaftigkeit erkennen. Atlassian spricht eine Empfehlung für die Teamgröße aus und erklärt den Arbeitsablauf innerhalb der Vorlage. Sie können Ihr Projekt vergleichen und abschätzen, ob die Vorlage zu den geplanten Prozessen passt. Die Vorlage lässt sich nach der Auswahl individuell anpassen. Anschließend vergeben Sie einen Namen für das Projekt. Wir haben uns für die altbekannte „Video-Planung“ entschieden. Das Tool erstellt ein Präfix zum Projekt. In unserem Fall wurde „VP“ für „Video-Planung“ erstellt. Sie können eigene Kürzel nutzen, um die Aufgaben aus den verschiedenen Projekten besser voneinander zu trennen.

Wir haben uns für ein klassisches Scrum-Board entschieden, um das agile Projektmanagement besser darstellen zu können. Unsere anderen vorgestellten Tools sind weniger auf Scrum-Boards und Sprints spezialisiert.

Das Scrum-Board besteht aus „Aufgaben“, „in Arbeit“ und „Fertig“. Die Unterschiede liegen in den sogenannten „Sprints“. Ein Sprint wird im Backlog erstellt und besteht aus verschiedenen Vorgängen. Unsere Vorgänge bestehen aus leichten Tätigkeiten, da wir unser Sprint auf die Video-Planung stützen.

 

Wir haben uns für folgende Vorgänge entschieden:

  • Video-Script erstellen
  • Video-Script prüfen lassen
  • Video-Script für die Visualisierung freigeben

 

Die einzelnen Vorgänge sind inhaltlich mit den Abläufen von den Aufgaben aus den anderen Tools vergleichbar. Sie können die Aufgabe zuweisen, eine Beschreibung hinzufügen, Dateien anhängen, einen untergeordneten Vorgang hinzufügen, Vorgänge und Webseiten verlinken, Apps hinzufügen und den Status ändern. Anschließend klicken Sie auf „Sprint starten“.

Sprints binden sich immer an einen gewissen Zeitrahmen. Dieser liegt im Regelfall bei mindestens eine Woche bis maximal vier Wochen. Sie können das Startdatum und das Enddatum samt Uhrzeit festlegen und ein Sprint-Ziel selbstständig eintragen. Die Vorgänge sind bei den Teammitgliedern sichtbar, sobald Sie auf „Starten“ klicken. Das jeweilige Teammitglied zieht sich die Aufgabe aus dem Sprint-Pool in die eigene „zu erledigen“ Leiste.

Im Backlog haben Sie den vollen Überblick über die einzelnen Sprints. Das Präfix gibt einen optimalen Überblick über die erledigten und noch offenen Vorgänge. Sie können auswerten, ob der Zeitplan eingehalten werden kann.

Vorab sollten Sie das Projekt entsprechend Ihren Vorstellungen anpassen. Dafür klicken Sie auf „Projekteinstellungen“.

 

Dort finden Sie folgende Punkte:

  • Unter „Details“ können Sie das Symbol, den Namen und den Schlüssel ändern, eine Kategorie wählen und den Projektleiter definieren.
  • Im Reiter „Board“ erstellen Sie eigene Spalten und einen passenden Status. Zum Beispiel „Aufgaben“, „in Arbeit“, „fertig“, oder „Überprüfung“.
  • Im Punkt „Zugriff“ vergeben Sie die Zugriffsberechtigung für einzelne Personen oder für ein ganzes Team.
  • Unter „Vorgangstypen“ stehen Ihnen die Vorgänge „Epic“, „Bug“, „Story“, „Task“ und „Sub-Task“ zur Verfügung.
  • Automatisierungsvorschläge befinden sich unter „Automatisierungen“. Dort können Sie eigenständige Abhängigkeiten erstellen.
  • Im Punkt „Benachrichtigungen“ können Sie einstellen, ab wann und an welche Person eine E-Mail versendet wird. Beispielsweise bei erledigten oder gelöschten Vorgängen.
  • Die „Funktionen“ beschreiben unterschiedliche Features für Ihr Projekt. Darunter fallen Roadmap, Berichte, Vorgangsnavigator oder Schätzung. Schauen Sie sich vor Projektbeginn mögliche Features an. Die Schätzung und der Vorgangsnavigator sind hilfreiche Tools.
  • Unter „Apps“ finden Sie alle Drittanbieter-Apps, die Sie in das Projekt integrieren können. Sie haben zum Zeitpunkt des Artikels die Wahl zwischen 37 Kategorien. Darunter befinden sich bekannte Namen wie Google Drive, Dropbox oder Adobe.

 

Gut zu wissen

Die normalen Projektmanagement-Vorlagen sind ähnlich wie das Scrum-Board aufgebaut und erinnern an Trello und Monday. Es gibt kein Backlog und die Aufgaben werden direkt in die vorgesehenen Spalten eingepflegt.

 

Worin liegen die Vorteile von Jira?

Jira setzt ähnlich wie Wrike auf die effiziente Bewältigung komplexer Prozesse. Interessant sind die drei Varianten (Jira Core, Jira Software und Jira Service Desk), die für die unterschiedlichen Zielgruppen optimiert wurden. Unternehmen profitieren von der Grundsoftware zur Umsetzung eigener Projekte. Zwar setzen Trello, Monday und Wrike ebenfalls auf agiles Projektmanagement, jedoch grenzt sich diese Methode bei Jira deutlich ab. Jira legt mehr Gewichtung in das agile Projektmanagement. Dies macht sich bei normalen Abläufen deutlich bemerkbar.

Ein direkter Vergleich mit den Konkurrenzprodukten ist möglich, wenn wir die beiden Varianten getrennt voneinander behandeln. Mit dem agilen Produktmanagement punktet Jira auf ganzer Linie und hängt Trello, Monday, Wrike und MeisterTask ab. Wer eher auf diese Arbeitsmethode setzt, ist mit Jira besser bedient. Das standardmäßige Produktmanagement ist ausgereift und erinnert an Monday und Wrike. MeisterTask liegt deutlich dahinter. Jedoch lässt Wrike die Softwarelösung hinter sich, da die agile Arbeitsmethode in den nicht-agilen Prozessen weniger spürbar ist.

 

Worin liegen die Schwächen?

Das Tool zeigt in seiner jetzigen Form kaum Schwächen. Die Konfiguration bestimmter Prozesse ist teilweise komplex und anspruchsvoll. Ansonsten ist das agile Produktmanagement bei nicht-agilen Arbeitsprozessen spürbar. Letzteres ist eher neutral zu betrachten, da man diese agilen Abläufe je nach Projekt positiv nutzen kann.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

Die Cloud-Lösung arbeitet nach der General Data Protection Regulation (GDPR). Es handelt sich um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Zudem ist die gesamte Datenübertragung mit Transport Layer Security (TLS) 1.2+ und mit Perfect Forward Secrecy (PFS) verschlüsselt. Der Serverstandort lässt sich nicht ermitteln. Alternativ können Sie die Softwarelösung auf dem eigenen Server hosten.

 

Was kostet Jira?

Jira bietet vier unterschiedliche Preismodelle. Es gibt ein monatliches und ein jährliches Abrechnungsmodell. Als Beispiel nehmen wir 5 Benutzer im Team.

 

Free
Die kostenlose Variante eignet sich für maximal 10 Benutzer. Inbegriffen sind Scrum-Boards, ein Backlog, agile Berichtsfunktionen, anpassbare Workflows, Apps und Integrationen, Automatisierungsfunktionen, die Festlegung der Sitzungsdauer, Passwortrichtlinien, Verschlüsselungen, ein Mobilgerätemanagement und 2 GB Dateispeicher.

Standard
Das Standardpaket wird ergänzt durch Projektrollen, Audit-Protokolle, anonyme Zugriffe und einer Datenresidenz. Ihnen stehen 250 GB Dateispeicher zur Verfügung.

Das Paket kostet 700 USD im Jahr für 1 bis 10 Benutzer bei jährlicher Abrechnung.

Premium
Dieses Paket enthält alle Features aus den anderen beiden Paketen. Hinzu kommen die Kapazitätsplanung, Projektarchivierung, Admin-Einblicke, Sandbox, Releaseverfolgung, IP-Positivliste, global und projektübergreifende Automatisierungen und unbegrenzter Speicherplatz.

Das Premium-Paket kostet 1400 USD für 1 bis 10 Benutzer bei jährlicher Abrechnung.

Enterprise
Das Enterprise-Paket beinhaltet alle Eigenschaften aus den anderen Paketen. Zusätzlich gibt es unbegrenzte Sites, Atlassian Access (SSO, SCIM, Synchronisierung mit Active Directory) und eine zentralisierte benutzerbasierte Lizenzierung.

Das Enterprise-Paket kostet 122.250 USD bei 801 bis 1000 Benutzer. Sie können das Vertriebsteam kontaktieren, sofern Ihr Team aus weniger als 801 Mitgliedern besteht.

 

Fazit & Bewertung zu Jira

Atlassian Jira punktet in mehreren Bereichen. Zunächst stehen die agilen Arbeitsmethoden im Fokus. Hier bietet das Tool die klassischen Abläufe eines Scrum-Boards mit den typischen Features wie Sprints. Durch die Vorlagen und zusätzlichen Funktionen bleiben keine Wünsche offen. Im normalen Produktmanagement-Sektor liegt es knapp hinter Wrike, jedoch noch weit vor Trello und MeisterTask. Das gesamte Scrum-Konzept eignet sich eher für Enterprise-Kunden mit hochkomplexen Projekten und Prozessen.

Kleinere Unternehmen profitieren dennoch vom Funktionsumfang. Besonders Teams, die sich an die agilen Arbeitsmethoden heranwagen möchten. Die Vorlagen und Automatisierungsregeln stehen in einer hohen Vielfalt für alle Boards zur Verfügung. Individuelle als auch schwierige Anforderungen lassen sich mit den Methoden von Jira erfüllen. Die recht umfangreichen Berichte unterstützen Sie bei der Auswertung bestimmter Prozesse. Sie können die Prozesse optimieren und in den zukünftigen Berichten erkennen, welche Auswirkungen Sie mit den Änderungen erzielten.

 

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