Was ist Wrike?
Wrike ist eine Projektmanagement-Software des gleichnamigen Unternehmens aus Kalifornien. Die Softwarelösung wurde 2007 veröffentlicht und setzt den Fokus auf einen komplexen und zugleich modular aufgebauten Workflow, ohne dabei die Benutzerfreundlichkeit zu vernachlässigen. Von Beginn an setzt Wrike auf kontinuierliche Updates und Verbesserungen. Diese Strategie macht sich sowohl in den ausgereiften Funktionen sowie der hohen Transparenz bemerkbar. Neben den Hauptfunktionen umfasst das Tool eine Vielzahl an Integrationen und eine gut strukturierte Dokumentenverwaltung. Wrike ist als All-in-one-Lösung zu betrachten.
Für wen eignet sich Wrike?
Das Tool eignet sich trotz seines komplexen Aufbaus für kleine und große Teams gleichermaßen. Wrike ist so konzipiert, dass selbst sehr kleine Teams den maximalen Funktionsumfang ausreizen können. Für Privat- oder Einzelpersonen eignet sich die Softwarelösung nicht, da der Umfang für kleine Projekte und Workflows eher überladen wirkt. Hier sind andere Tools wie beispielsweise MeisterTask oder Trello effizienter. Wir empfehlen eine Teamgröße von mindestens fünf Personen.
Wie lässt sich Wrike im Thema Produktivität einordnen?
Das Tool unterscheidet sich deutlich von der Konkurrenz. Die Gewichtung liegt ganz klar im Projektmanagement.
Produktivität: Im Vergleich zu allen anderen Tools arbeitet Wrike mit verschiedenen Ebenen, die sich klar abgrenzen, aber verknüpft werden können. Durch die sogenannten Widgets (mehr unter „wie funktioniert Wrike“) bekommt jedes Teammitglied eigene Rollen. Die Zuordnung der einzelnen Aufgaben geschieht mit wenigen Klicks innerhalb einer Aufgabe. Dadurch vermeiden Sie die Bearbeitung einer Aufgabe durch mehrere Personen gleichzeitig. Fehler können Ihnen bei dieser Technik nicht unterlaufen.
Aufgaben / Task Management: Das Task Management erinnert stark an die Konkurrenz. Wrike arbeitet mit insgesamt vier Ansichten, die sich während des Live-Betriebs verändern lassen. Zur Auswahl stehen die Listen-, Tabellen-, Ressourcen- und Gantt-Ansicht (Diagramm). Dies lässt sich in Dateien, Stream, Zeitprotokoll und Analytik erweitern. Alle ausgewählten Ansichten bleiben bestehen und können gelöscht oder parallel genutzt werden.
Projektmanagement: Die Gewichtung liegt klar im Projektmanagement. Sie können verschiedene Spaces (Boards) und Dashboards erstellen und getrennt voneinander bearbeiten. Demnach lassen sich unterschiedliche Teams leicht verwalten und zuordnen.
Team Zusammenarbeit/Collaboration: Die Zusammenarbeit des Teams wird durch den Fokus auf das Projektmanagement gefördert. Hinzu kommen die Widgets, die einen reibungslosen Ablauf garantieren. Die Gesamtübersicht für den Teamleader deckt eventuelle Schwächen im Workflow auf, die sich effizient beheben lassen.
Workflow Automatisierung: Die Automatisierungen werden mit wenigen Klicks direkt in der Aufgabenerstellung eingerichtet. Wiederkehrende Automatisierungen sind an die einzelnen Widgets oder an die Aufgabenerstellung gepinnt.
In welchen Bereichen hilft Wrike außerdem?
Das Tool bietet eine ausführliche Auswertung der einzelnen Workflows innerhalb eines Projektes. Dafür stehen Ihnen Fortschritts,- Grundlinien- und Arbeitsfortschrittsdiagramme zur Verfügung. Sie lassen sich mit weiteren Diagrammen, wie das „Verteilung der Aufgaben“ Diagramm, erweitern. Mit der Auswertung können Sie gewisse Abläufe effizienter gestalten.
Wie funktioniert Wrike?
Wrike fragt einige Daten nach der Registrierung ab. Sie müssen Angaben zur Teamgröße, zum Arbeitsmanagement-Prozess sowie den Grund der Nutzung angeben. Laut Unternehmen werden die Daten dazu verwendet, um das Produkt an Ihren Bedürfnissen anzupassen. Statistische Hintergründe sind uns nicht bekannt. Wir können bestätigen, dass Ihnen gewisse Vorlagen entsprechend den Angaben vorgeschlagen werden. Die Benutzeroberfläche erinnert an bereits von uns vorgestellten Konkurrenzprodukten. Wrike setzt auf ein breites Angebot für Teams und möchte Unternehmen aus möglichst allen Bereichen ansprechen. Ansonsten wirkt der Workspace sehr aufgeräumt und modern. Alle Prozesse, Aufgaben und Funktionen sind säuberlich aufgelistet.
Wrike wirkt trotz der sauberen Benutzeroberfläche anfänglich etwas kompliziert. Eine Einarbeitungszeit ist notwendig, um die Zusammenhänge zu verstehen. Das Tool leitet Sie durch die verschiedenen Elemente. Es gibt Anleitungen in schriftlicher und visueller Form (Videos). Ansonsten experimentieren Sie etwas herum, bevor Sie das erste Projekt starten. Hier wird ersichtlich, warum sich das Tool eher weniger für Privat- oder Einzelpersonen eignet.
Schritt 1: Spaces verstehen und ordnen
Die Spaces lassen sich mit Boards der Konkurrenz (Trello-Board, Haupt- und teilbare Boards bei Monday) vergleichen. Es gibt drei vorgefertigte Spaces, mit denen Sie experimentieren können. Darunter fallen:
- Persönlich
- Software-Entwicklung
- Team
Die Spaces „Persönlich“ und „Team“ sind für die meisten Unternehmen relevant. Das persönliche Space ist ein privates Board. Nur Ihnen ist der Zugriff gewährt. Das Team-Space eignet sich für das gesamte Team. Sie können mehrere Team-Spaces erstellen und einzelne Teams voneinander abgrenzen. Der Inhalt bleibt Ihnen überlassen. Es können relevante Informationen oder Events für das Team enthalten sein. Ein Space kann auch als Übergriff für ein einziges Projekt dienen.
Innerhalb des Spaces können Sie Tools, Projekte, Ordner und Aufgaben anlegen. Nutzen Sie dafür den Punkt „Projekte und Ordner“. Zur Verdeutlichung nehmen wir die Bezeichnung „Video-Planung“. Innerhalb des Projektes erstellen Sie Aufgaben. Dafür stehen Ihnen vier Benutzeroberflächen zur Verfügung. Sie unterteilen sich in der Listen-, Board- und Tabellen-Ansicht sowie in einem Gantt-Diagramm. Wir empfanden die Listenansicht ziemlich unübersichtlich. Bei großen Projekten eignet sich die Tabelle, das Gantt-Diagramm und das Board. Alle Benutzeroberflächen (außer die Listenansicht) wirken wie ein sauber strukturiertes Dateisystem. Außerdem können Sie Unterprojekte und Unterordner erstellen.
Zu den Benutzeroberflächen kommen weitere Schaltflächen hinzu, mit denen Sie den Überblick innerhalb eines Projektes bewahren:
- Ressourcen
- Dateien
- Stream
- Zeitprotokoll
- Analytik
Schritt 2: Aufgaben erstellen und anpassen
Klicken Sie entweder innerhalb des Projektes auf „Aufgaben erstellen“ oder nutzen Sie das Plus-Symbol an der oberen rechten Seite. Die Benutzeroberfläche der Aufgabenerstellung ist uns durch Trello oder MeisterTask bekannt. Wrike bietet deutlich mehr Funktionen. Sie können innerhalb der Umgebung den Status wechseln, eine Beschreibung der Aufgabe hinzufügen, eine Frist festlegen, eine oder mehrere Teilaufgaben hinzufügen, Dateien anhängen, Abhängigkeiten hinzufügen und einen Verantwortlichen auswählen. Die Aufgabe muss vom jeweiligen Teammitglied freigegeben werden.
Gut zu wissen: Der nachfolgende Teil baut auf die Aufgaben auf. Bei Wrike sind alle Abläufe miteinander verbunden und werden in Echtzeit aktualisiert. Hier zeigen sich die besonderen Stärken des Tools.
Schritt 3: Das Dashboard organisieren und nutzen
Das Dashboard gilt als wichtigster Mittelpunkt. Von hier aus erstellen Sie Aufgaben und teilen diese entsprechend zu. Als Beispiel nehmen wir wie gehabt das Projekt „Video-Planung“. In der Aufgabe geht es um die Erarbeitung eines Scripts für ein Video. Nach der Zuteilung beginnen folgende Prozesse: Das Teammitglied muss die Annahme bestätigen. Dadurch vermeidet das Tool eine Überflutung von Aufgaben. Der Mitarbeiter kann die Aufgabe ignorieren und später annehmen, wenn mehr Kapazitäten zur Verfügung stehen. Sie als Teamleader behalten den Überblick über alle erstellten Aufgaben.
Hier beginnt die eigentliche Stärke des Tools:
Das Dashboard eines Teammitglieds besteht aus Widgets. Sie können sich zwischen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Widgets entscheiden. Die Widgets strukturieren die einzelnen Tätigkeitsfelder des Teammitglieds.
Als Beispiel:
Teammitglied A erhält die Widgets „mir zugewiesene Aufgaben“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Die Aufgabe ploppt sofort im Widget „mir zugewiesene Aufgaben“ auf, nachdem Sie die Aufgabe zugeteilt haben. Dies geschieht in Echtzeit, das Teammitglied muss keine Seiten aktualisieren oder Benachrichtigungen überprüfen. Sofern die Aufgabe erledigt ist, landet sie im Widget „erledigt“. Teammitglied B nennt das gleiche Widget „überprüfen“. Sobald Teammitglied A die Aufgabe als „erledigt“ markiert, landet sie bei Teammitglied B im Widget „überprüfen“. Im ersten Moment wirkt diese Automatisierung etwas kompliziert. Im Gegenteil: Nach kurzer Einarbeitung werden die Abläufe effizienter. Wrike lässt durch diese frei wählbaren Widgets riesigen Freiraum für alle möglichen Prozesse. Einschränkungen sind kaum spürbar.
Worin liegen die Vorteile von Wrike?
Von Wrike profitieren in erster Linie mittlere bis große Teams. Durch die einzelnen Arbeitsabläufe gehen die Planung, Zuordnung und Bearbeitung von tief verzweigten Projekten leicht von der Hand. Wrike ist eindeutig als sehr komplexes Projektmanagement-Tool zu betrachten und lässt Tools wie Trello, MeisterTask oder Monday in Sachen Funktionsumfang weit hinter sich. Hier gilt: Es kommt ganz auf die Anwendung an. Kleine Teams mit wenigen Abläufen innerhalb eines Projektes fühlen sich mit Trello oder Monday wohler.
Das Ganze wird mit Wrike-Integrationen abgerundet. Im Tool sind sie unter „App-Verzeichnis“ aufrufbar. Sie können nahezu alle bekannten Drittanbieter anbinden und direkt aus der App heraus anwenden. Darunter fallen bekannte Namen wie Google Drive, Dropbox, JIRA, Slack, Office 365, Shopify oder Adobe.
Worin liegen die Schwächen?
Die größte Stärke wird zur größten Schwäche: Eine Einarbeitung ist durch die komplexen Abläufe notwendig. Wrike lässt sich im Gegensatz zu Trello, MeisterTask oder Monday schwerer erlernen. Learning by doing hilft bei den meisten von uns vorgestellten Tools. Dies entfällt bei Wrike. Dafür stehen Ihnen genügend Anleitungen zur Verfügung. Am Anfang führt Sie ein Tutorial durch die wichtigsten Schritte.
Wrike verzichtet trotz des hohen Funktionsumfangs auf Kommunikationswege für eine effiziente Team Collaboration. Für die erleichterte Kommunikation im Team hätten wir uns einen Chat oder ein Forum gewünscht. Die Kommunikation findet grundlegend in den einzelnen Aufgaben mit der Kommentarfunktion statt. Bei komplexen Projekten bleiben Fragen von Teammitgliedern nicht aus. Auf andere Chatsysteme zu wechseln kostet wertvolle Zeit, da diese entsprechend abgesichert sein müssen. Es besteht immer eine potenzielle Gefahr für sensible Daten, die außerhalb eines funktionierenden Systems wie Wrike ausgetauscht werden müssen.
Ist das Tool DSGVO-konform?
Wrike legt hohen Wert auf die Sicherheit der Kundendaten. Demnach arbeitet das Unternehmen seit 2016 im Rahmen des EU-US Privacy Shield-Abkommens. Das Abkommen garantiert die Einhaltung der in Europa geltenden Regeln. Für in der EU ansässige Kunden gelten besondere Regelungen. Dafür wurde ein Rechenzentrum in Amsterdam eingerichtet. Es entspricht den Standards unter ISO 27001 sowie ISAE 3402 (SSAE 16).
Was kostet Wrike?
Zum Zeitpunkt des Artikels gibt es vier Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
Free
Die kostenlose Variante enthält eine unbegrenzte Nutzeranzahl, personalisierte App-Erfahrung durch KI-Informationsauswertung, Aufgaben- und Teilaufgabenverwaltung, Live-Aktivitätsstream, externe und interne Gastnutzer, interaktive Board- und Tabellenansichten, Arbeitspläne für den gesamten Account, Cloud Speicher Integrationen sowie 2 GB Speicherplatz pro Account. Sie können Wrike im Browser oder mit der Desktop- und Mobile-App nutzen.
Professional
Dieser Plan wird mit teilbaren Dashboards, interaktiven Gantt-Diagrammen, Integrationen mit Produktivitätsanwendungen sowie 1 bis 2 GB Speicherplatz pro Benutzer erweitert.
Der Professional-Plan kostet 9,80 USD pro Benutzer und Monat.
Business
Der Business-Plan enthält alle Funktionen des Professional-Plans. Dieses Paket wird durch benutzerdefinierte Felder und Arbeitsabläufe, Projekt- und Aufgaben-Freigaben samt Gäste-Freigaben, Echtzeit-Berichte und Berichtsvorlagen, Antragsformulare und Kalender, persönliche sowie für den gesamten Account geltende Arbeitspläne, Ressourcenverwaltung, Zeiterfassung und Arbeitszeitlisten, Zuweisung von Arbeitsaufwand und -zeit, Erweiterung für Adobe Creative Cloud, Datei- und Video-Proofing sowie Nutzergruppen, Berechtigungen und Salesforce-Integrationen erweitert.
Der Business-Plan kostet 24,80 USD pro Benutzer und Monat.
Enterprise
Dieses Paket enthält alles aus den anderen beiden Paketen. Hinzu kommen der Single Sign-On (SSO), eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinien, benutzerdefinierte Zugangsrollen, Administratorberechtigungen, Nutzer-Auditberichte, eine Automatisierungsengine sowie 10 GB Speicherplatz pro Nutzer.
Kontaktieren Sie das Vertriebsteam für eine individuelle Preisgestaltung.
Fazit & Bewertung zu Wrike
Wrike verbessert sein Tool seit über 10 Jahren kontinuierlich mit Updates. Dies macht sich vor allem in den sauberen Arbeitsabläufen bemerkbar. Es gehört zu den ausgereiftesten und umfangreichsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Sie können sich gezielt auf mehrere Projekte konzentrieren und bekommen eine Vielzahl an Features geboten. Der Umfang lässt sich individuell anwenden und sorgt für eine angenehme Arbeitsumgebung.
Die ausgeprägten Berichtsfunktionen unterstützen Sie bei der täglichen Auswertung. Sie können Arbeitsabläufe anhand der Statistiken optimieren und das Ergebnis in den zukünftigen Berichten vergleichen.
Der riesige Funktionsumfang wird schnell zum Nachteil: Einsteiger und kleinere Teams tun sich etwas schwer mit Wrike. Hier sind Alternativen wie Trello oder Monday die wohl bessere Wahlch
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