Basecamp: PM-Tool mit Echtzeit-Chat und leichten Schwächen

von | Nov 3, 2021 | Produktivität | 0 Kommentare

Was ist Basecamp?

 

Basecamp ist eine Mischung aus Aufgaben- und Projektmanagement. Es gehört derzeit zu den weltweit führenden Tools und wurde vom gleichnamigen Unternehmen gegründet. Der Sitz ist in Chicago. Ursprünglich stammt das Tool von der Firma „37signals“, die von Jason Fried, Ernest Kim und Carlos Segura gegründet wurde.

 

Für wen eignet sich Basecamp?

 

Die Projektmanagement Software eignet sich für Einzelpersonen und für kleine bis mittlere Teams, die auf einen regen Austausch angewiesen sind. Aufgabenmanagement und Projektmanagement lassen sich mit Basecamp leicht umsetzen. Es stehen insgesamt sechs Widgets bereit, die Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen.

 

Wie lässt sich Basecamp im Thema Produktivität einordnen?

 

Produktivität

 

Die Projektmanagement Software baut auf zwei Schwerpunkten auf. Zum einen gibt es den ausgeklügelten Chat, zum anderen die To-do-Listen innerhalb Ihrer Projekte. Die To-do-Liste gilt als Kernpunkt eines Projektes. Dort legen Sie die verschiedenen Aufgaben an, die Sie direkt zuweisen können. Durch das Message-Board und den Campfire Chat bleiben Sie stets in Kontakt mit Ihren Teammitgliedern. Ebenso können sich Teammitglieder untereinander austauschen. Dieser effiziente Austausch steigert die Produktivität innerhalb des Teams.

 

Aufgaben/Task-Management

 

Das Message-Board, die To-do-Listen und Anhänge sowie die anderen Widgets sind getrennt voneinander aufgelistet. Dadurch erhalten Sie einen genauen Überblick über alle Vorgänge innerhalb des Projektes. Dafür müssen Sie sich nicht innerhalb eines Widgets aufhalten. Es reicht aus, wenn Sie sich in der Hauptübersicht befinden. Es gibt eine „Project Activity“, in der alle Aktivitäten mit Datum und Uhrzeit gesammelt und aufgelistet werden.

 

Team Zusammenarbeit/Collaboration

 

Wie oben unter „Produktivität“ erwähnt, steht der kommunikative Austausch im Vordergrund. Interessant sind hierbei die Automatic Check-Ins. Es handelt sich um eine Art Fragebogen, den Sie an die Teammitglieder versenden. Dort stellen Sie Fragen zum allgemeinen Wohlbefinden oder geben Updates zu bestimmten Projekten weiter. Es handelt sich nicht um einen privaten Austausch. Andere Nutzer können auf die Antworten reagieren und eigene Antworten beitragen. Dadurch erzeugen Sie einen regen Austausch untereinander. Außerdem steigern Sie die Wertschätzung Ihrer Teammitglieder.

 

In welchen Bereichen hilft Basecamp außerdem?

 

Das Projektmanagement Tool bietet zwei weitere Features, die uns bei Aufgabenmanagement Tools wie Trello fehlen.

Hill Charts sind Diagramme, die in Form eines Hügels dargestellt werden. Die Diagramme beinhalten die To-do-Listen eines Projektes und werden zur grafischen Übersicht bereitgestellt. Es gibt zwei Phasen:

  • Der „uphill“ stellt die Anfangsphase dar. Es geht darum, eine gezielte Planung für das Projekt zu finden. Die Planung besteht aus eine Strategie für den Abschluss.
  • Der „downhill“ beschreibt die Umsetzung der zuvor aufgestellten Strategie.

 

Reports sind ausführliche Berichte über die Aktivitäten im Team. Sie finden die Berichte unter „Activity“ in der oberen Spalte. Zuerst gelangen Sie auf „All the latest activity“. Eine ähnliche Ansicht finden Sie auch bei den einzelnen Projekten, jedoch nur für das ausgewählte Projekt selbst. Dieser Report zeigt alle Aktivitäten, unabhängig vom Projekt oder von der Aufgabe.

Dort finden Sie weitere Berichte:

  • Unter „Someone‘s assignments“ erstellen Sie Berichte über zugewiesene Aufgaben einer bestimmten Person
  • „Overdue to-dos“ umfasst alle überfälligen Aufgaben
  • In „Someone’s activity“ sind die Aktivitäten einer bestimmten Person zu sehen
  • „To-dos added & completed“ beschreibt alle Aufgaben, die entweder neu erstellt oder abgeschlossen wurden
  • „Upcoming Dates“ umfasst alle bevorstehenden Termine.

 

Wie funktioniert Basecamp?

 

Das Design von Basecamp wirkte auf uns etwas veraltet. Dahinter steckt eine einfache Idee: Das Tool konzentriert sich auf die wichtigsten Kernfunktionen und auf eine saubere Übersicht. Trello oder awork sind im Vergleich etwas moderner. Allerdings ist das Empfinden eher subjektiv und sollte in keiner Bewertung einfließen.

Für die Registrierung benötigen Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Während des Registrierungsprozesses müssen Sie einige Fragen beantworten. Basecamp ermittelt die passenden Widgets aus Ihren Antworten. Eine E-Mail mit Freischaltlink entfällt.

 

Schritt 1: Home-Bildschirm verstehen

 

Der Home-Bildschirm ist das Dashboard von Basecamp. Dort befinden sich alle Vorgänge des Kontos. Auf der oberen Leiste bilden sich folgende Elemente ab:

Pings: Hier können Sie mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und Kurznachrichten versenden. Diese Funktion ist eine Art interner Messenger Dienst.

Hey!: Hinter „Hey!“ sammeln sich alle Benachrichtigungen innerhalb des Tools. Darunter fallen Nachrichten von Teammitgliedern und wichtige Informationen wie überschrittene Deadlines. Die Benachrichtigungen sind nicht an Ihre Projekt- oder Teamzugehörigkeit gebunden.

Activity: Activity ist wie eine Top-Down-Zeitlinie aufgebaut. In der gelungenen Übersicht werden alle projektübergreifenden Aktivitäten angezeigt. Dort können Sie die Berichtsoptionen anpassen.

MyStuff: Der Reiter „MyStuff“ verwaltet Ihre Links. Von dort aus haben Sie sofortigen Zugriff auf Ihre Aufgaben, Lesezeichen, Entwürfen und den letzten Aktivitäten.

Find: Unter „Find“ starten Sie eine Suche mit Schlagwörtern. Alternativ können Sie die Suche nach Kriterien eingrenzen.

Zu den weiteren Widgets gehören Teams und Projects. Sie finden links den Button „+New“ und rechts drei Punkte. Dort können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

 

Schritt 2: Projekt erstellen

 

Klicken Sie beim Reiter „Projects“ auf das Symbol „+New“. Anschließend müssen Sie einen Namen vergeben. Wir entscheiden uns wie gewohnt für die Bezeichnung „Videoplanung“. Unterhalb von „Projects“ wird ein neues Widget angelegt. Dieses Widget stellt das angelegte Projekt dar. Klicken Sie auf den Projektnamen, um das Projekt entsprechend anzupassen. Ihnen stehen dafür sechs Themenfelder zur Verfügung.

  • Das Message-Board eignet sich für die Kundegabe von Ideen, Ankündigungen oder für Fragen an das Team.
  • Unter „To-dos“ erstellen eine Liste von Aufgaben, die Sie oder das Team zu erledigen haben
  • Über Docs & Files fügen Sie Anhänge für Ihre Projekte hinzu
  • Campfire ist ein Echtzeitchat. Darüber tauschen Sie sich mit dem Team aus
  • Bevorstehende Ereignisse und aktuelle Aufgaben werden über den Schedule verwaltet
  • Automatic Check-ins stärken die Team Zusammenarbeit. Dort können Sie bestimmte Fragen an Ihren Teammitgliedern stellen. Teammitglieder können sich untereinander austauschen. Aus der Sicht eines Teamleaders eignen sich Fragen wie „Wie empfindest du die Work-Life-Balance“ oder „Was denkst du über das derzeitige Projekt“. Sie können vorab Fragen erstellen und den Veröffentlichungszeitpunkt einstellen.

 

Schritt 3: To-do-Liste erstellen

 

Die To-do-Listen gehören zu den wichtigsten Elementen. Von hier aus beginnen Sie mit Ihrer Arbeit. Wir nennen unsere To-do-Liste „Intro erstellen“. Das Projekt heißt „Videoplanung“. Weitere Listen könnten wir mit „Hauptteil“ und „Outro“ benennen. So bleiben die Listen voneinander getrennt und können von unterschiedlichen Teammitgliedern bearbeitet werden.

In der To-do-Liste können Sie:

  • Einen Titel vergeben
  • Die Liste einen Mitarbeiter zuordnen
  • Einen Mitarbeiter benachrichtigen, sofern die Liste abgearbeitet wurde
  • Eine Frist setzen
  • Extra Notizen hinzufügen
  • Kommentare hinterlegen
  • Einen Abonnent hinzufügen

 

Ein Abonnent ist ein Mitarbeiter, der Einsicht auf die Liste erhält, ohne daran aktiv arbeiten zu müssen. Dies kann unter anderem ein Kunde sein.

 

Schritt 4: Mitglieder hinzufügen

 

Neue Teammitglieder lassen sich erst nach der Erstellung des Projektes hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das Projekt und anschließend auf „Invite some people“. Danach erscheint ein neues Fenster. Dort finden Sie den Punkt „+Add people…“. Nun können Sie neue Teammitglieder oder Kunden einladen.

 

Worin liegen die Vorteile von Basecamp?

 

Das Projektmanagement Tool legt einen hohen Wert auf die Team Zusammenarbeit. Die Kommunikationswege bestehen aus einem Chat und Kommentare innerhalb des Projektes. Dadurch steigert das Tool die Online Zusammenarbeit. Mitglieder können sich leichter austauschen und Fragen in Echtzeit klären. Andere Tools, wie beispielsweise Wrike oder awork, setzen nur auf die Kommentarfunktion. Teammitglieder sind auf einen externen Chat für den direkten Austausch angewiesen. Dies entfällt bei Basecamp. So lässt sich das gesamte Projektmanagement online durchführen.

 

Worin liegen die Schwächen?

 

Die getrennten Widgets innerhalb eines Projektes sind innovativ und sorgen für eine klare Struktur. Dieser Aufbau wird schnell zum Nachteil, wenn Sie sehr viele Projekte verwalten und zwischen den Tasks wechseln müssen. Um etwas Zeit zu sparen, können Sie die Widgets (To-dos, Docs & Files oder Campfire) in einzelnen Browsertabs offen halten und neu laden. Diese Methode wird mit der Zeit etwas umständlich. Bei kleinen und mittleren Teams zeigt der Designaufbau eine deutlich bessere Wirkung.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

 

Basecamp hält sich laut eigenen Angaben an das EU-US und Swiss-US Privacy Shield und ist DSGVO-konform. Es handelt sich um eine cloudbasierte SaaS-Lösung. SaaS steht für „Software as a Service“. Normalerweise wird ein Tool mit dieser Bezeichnung von einem IT-Dienstleister betreut. Allerdings übernimmt Basecamp das Hosting selbst. Dafür verwendet das Unternehmen leistungsstarke Dell-Server. Die Rechenzentren befinden sich in der Heimatstadt Chicago und in Ashburn. Basecamp arbeitet mit Google Cloud Storage und Amazon Web Services (AWS) zusammen. Letzteres wird von vielen anderen Tools im Bereich Projektmanagement verwendet.

 

Was kostet Basecamp?

 

Das Tool unterscheidet sich in der Preisgestaltung von den anderen von uns vorgestellten Tools. Die Konkurrenz rechnet per User und Monat ab. Basecamp bietet einen All-Inclusive-Tarif. Der Preis liegt bei 99 USD (knapp 88 Euro). Im Tarif sind alle Features, unbegrenzte Projekt- und Nutzeranzahl sowie 500 GB Speicher enthalten. Sie können den Speicherplatz gegen einen geringen Aufpreis erweitern.

 

Fazit & Bewertung zu Basecamp

 

Basecamp ist eine Mischung aus Aufgaben- und Projektverwaltung, tendiert aber eher in die Richtung des Aufgabenmanagements. Grund dafür sind die To-do-Listen, die stark an MeisterTask erinnern. Im direkten Vergleich bietet Basecamp mehr Features und bessere Reports zur Auswertung. Interessant ist das eher schlichte Design mit einer insgesamt hervorragenden Struktur, die bei großen Teams zum Nachteil werden kann.

Mit größeren Tools wie Jira, Asana oder Wrike kann Basecamp jedoch nicht mithalten. Es fehlen bestimmte Reports und Gantt-Diagramme. Sie können diese Features über Drittanbieter-Tools integrieren. Ein ausgeklügeltes PM-Tool sollte solche Features ohne Drittanbieter-Anbindung beinhalten. Dafür punktet Basecamp mit den Kommunikationswegen. Es gibt einen Chat und weitere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme. Einen Chat vermissen wir bei Jira, Asana oder Wrike. Wir hatten awork aufgrund fehlender Sprachpakete bemängelt. Diese Kritik können wir auf Basecamp nicht übertragen, da das Tool nie mit der deutschen Sprache übersetzt wurde. Die meisten Elemente sind selbsterklärend. Personen mit geringen Englischkenntnissen finden sich trotz der Sprachbarriere bestens zurecht.

 

Lesen Sie auch

 

Wrike Projektmanagement: Riesiger Funktionsumfang mit leichten Schwächen

 

awork als Alternative zu Wrike: Was kann das PM-Tool?

 

Trello: Eine gute Mischung aus Projekt- und Aufgabenmanagement

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Loading...
Share This