Trello: Eine gute Mischung aus Projekt- und Aufgabenmanagement

von | Sep 22, 2021 | Featured, Produktivität | 0 Kommentare

Was ist Trello?

Trello gehört zu den Projektmanagement-Tools und wurde in seiner ersten Fassung von „Fog Creek Software“ aus New York entwickelt. Das damalige Unternehmen firmiert heute unter dem Namen „Glitch“. Die Grundstruktur von Trello erinnert an Kanban, bei der die Produktionsplanung im Vordergrund steht. Im Jahr 2017 ging die Software von Trello im Besitz von Atlassian über. Derzeit arbeiten rund 25 Millionen Anwender mit der Softwarelösung.

Für wen eignet sich Trello?

Die Software arbeitet mit vier grundlegenden Komponenten, worauf die gesamte Struktur basiert. Dadurch eignet sich die Software sowohl für berufliche als auch private Teams, die mehr Gewichtung in eine effiziente Organisation legen möchten. Trello lässt sich aufgrund seiner einfachen Struktur leicht erlernen und einsetzen. Lediglich das Design wirkt etwas veraltet. Generell lässt sich sagen, dass sich Trello für freiberufliche Künstler, Influencer und kleine sowie mittlere Teams eignet, die aufwendigere Projekte planen und umsetzen werden. Zur Verdeutlichung ziehen wir MeisterTask heran. Die Software tendiert eher zum Aufgabemanagement-Tool und To-do-Listen-Programm. Trello ist eine Mischung aus einem Aufgabenmanagement- und einem Projektmanagement-Tool und dadurch etwas vielseitiger als seine deutsche Konkurrenz.

Wie lässt sich Trello im Thema Produktivität einordnen?

Trello ist eine Mischung aus einem Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tool. Die Software deckt zwei Themenfelder ab, die Sie vielseitig einsetzen können. Die Punkte schauen wir uns genauer an.

Produktivität: Komplexere Arbeitsabläufe als auch einfache To-do-Listen lassen sich in Trello gleichermaßen effektiv nutzen. Weisen Sie Aufgaben einzelnen Teams oder Teammitgliedern zu und vermeiden Sie dadurch die exakte Abarbeitung durch mehrere Mitarbeiter. Interessant sind die Vorlagen und Power-Ups, die Sie bei den Abläufen unterstützen. Erstellen Sie eigene Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und sparen Sie Zeit bei jeder Projektplanung.

Task Management: Trello verfügt über keine Listenansicht, dafür punktet das Tool mit einer Arbeitsbereichtabelle. In dieser Tabelle behalten Sie den Überblick aller Boards, Aufgaben und Fristen. Legen Sie einzelne Notizen an und behalten Sie den Gesamtüberblick.

Team Collaboration: Jedes Teammitglied erhält einen eigenen Zugang. Dort findet er alle Arbeitsbereiche, in denen er involviert ist. Die Kommunikation findet innerhalb der einzelnen Aufgaben in Form von Kommentaren statt. Sie können andere Teammitglieder erwähnen oder markieren. Das Teammitglied wird über die Glocke auf Veränderungen oder Markierungen hingewiesen.

In welchen Bereichen hilft Trello außerdem?

Trello ist durch seine Struktur ebenfalls für den privaten Gebrauch sinnvoll. Planen Sie Ihren Urlaub oder organisieren Sie Ihren Tag oder Ihre Woche. Durch die Mobile-App erhalten Sie von unterwegs Zugriff auf Ihre Boards und Aufgaben. Familienmitglieder können ebenfalls als Team agieren und sich untereinander besser organisieren.

 

Wie funktioniert Trello?

Trello funktioniert etwas anders als andere Tools mit selbiger Thematik, da es insgesamt vier Schlüsselkomponenten gibt. Mit diesen vier Säulen können Sie eine Vielzahl an Einstellungen vornehmen. Erstellen Sie ein Konto einfach und unkompliziert über die Startseite. Anschließend können Sie sich für eine 14-tägige Testphase entscheiden oder die eingeschränkte und kostenlose Variante wählen. Bei der Testphase stehen Ihnen alle Funktionen offen, jedoch verlangt Trello nach Ihren Kreditkartendaten und wandelt die Testphase in ein kostenloses Abonnement um, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen.

 

Schritt 1: Das Trello-Board

Das Trello-Board gibt Ihnen eine Gesamtübersicht Ihrer Projekte. Dort verschaffen Sie sich ebenfalls einen Überblick über die Aufgaben. Der Aufbau erlaubt Ihnen die Darstellung einer einfachen Urlaubsplanung bis hin zu komplexen und aufwendigen Projekten. Das Trello-Board agiert als eine Art Zentrale, in der Sie Ihre Aufgaben und Team Zusammenarbeit organisieren.

Schritt 2: Listen erstellen

Listen sind die Grundelemente von Trello. Damit organisieren Sie Ihr Task Management. Die Listen stellen Prozesse und Workflows innerhalb eines Projektes dar. Beispielsweise können die Listen in „Start“, „In Arbeit“ oder „Abgeschlossen“ benannt werden. Bei der Erarbeitung einer Software sind Arbeitsbereiche wie „Roadmap“, „Bugs“ oder „Brainstorming“ denkbar. Ihnen sind keine Grenzen gesetzt. Achten Sie jedoch auf die Anzahl Ihrer Listen. Viele Workflow-Prozesse gehen zulasten der Darstellung.

 

 

Schritt 3: Karten organisieren

Karten beschreiben die einzelnen Aufgaben innerhalb einer Liste. Beispielsweise „Auftragsannahme“ oder „Erledigung der Aufgabe 1“. Die Karten lassen sich innerhalb der Listen per Drag-and-drop verschieben. Sie bleiben so lange bestehen, bis ein Teammitglied sie abgearbeitet hat. Sie gelangen über die drei Punkte rechts neben der Liste in das Menü. Dort können Sie die Liste kopieren, verschieben, beobachten oder archivieren sowie Automatisierungen vornehmen.

 

 

Ähnlich wie bei der Liste steht Ihnen ein Quick-Menü über die drei Punkte zur Verfügung. Dort können Sie das Design ändern, Labels festlegen, neue Mitglieder hinzufügen oder eine Frist setzen. In das große Menü gelangen Sie durch einen Klick auf die Karte. Dort weisen Sie Mitglieder hinzu, erstellen eine Checkliste, können einen Anhang einbinden oder das Titelbild ändern. Die wichtigsten Elemente sind die Beschreibung sowie die Aktivität. In der Beschreibung gehen Sie detailliert auf die Aufgabe ein. Die Aktivität dient dazu, sich mit den einzelnen Teammitgliedern auszutauschen. Hinterlassen sich eine Nachricht als Videobotschaft (direkt über den Computer mit einer Webcam), erwähnen Sie Mitglieder oder verlinken Sie eine Karte oder eine Liste.

Schritt 4: Menü einrichten

Das Menü finden Sie auf der rechten Seite. Es lässt sich über „Menü einblenden“ öffnen. Dort finden Sie die wichtigsten Informationen zum aktuellen Board. Filtern Sie Karten nach bestimmten Kriterien, verwalten Sie Ihre Mitglieder oder schauen Sie sich die gesamten Aktionen des Boards über den „Aktivitäten-Feed“ an.

 

Worin liegen die Vorteile von Trello?

Trello zeigt seine Stärken in mehreren Bereichen. Dadurch ergibt sich eine benutzerfreundliche Gesamtstruktur. Darunter fallen die sogenannten Power-Ups und Vorlagen. Power-Ups sind zusätzliche Plug-ins, die Sie bei der täglichen Routine unterstützen. Darunter fallen direkte Verlinkungen zu Drittanbietern oder interne Unterstützungen wie eine Zeiterfassung oder Nummerierung. Ebenso sind unterschiedliche Designs des Boards denkbar.

Die Vorlagen erleichtern die möglichen Arbeitsabläufe innerhalb eines Projektes. Sie können mit einem leeren Board beginnen oder ein voreingestelltes Board wählen. Die Vorlage lässt sich nach der Auswahl individuell anpassen. Zum Zeitpunkt des Artikels gibt es 14 Kategorien. Darunter fallen beispielsweise „Geschäftlich, Design, Technik, Privat, Produktivität oder Teammanagement“. Die Vorlagen geben Raum für eigene Ideen. Sie stammen nicht ausschließlich von Trello selbst. Beispielsweise finden sich dort Vorlagen von Personen, die entweder ihre eigenen oder extra entwickelten Vorlagen zur Verfügung stellen. Sie können auf Anhieb die Ansichten sowie die Kopien sehen. Dadurch erkennen Sie, wie populär eine Vorlage ist. Bekannte und oft genutzte Vorlagen sind in der Regel sehr hochwertig. Die deutsche Konkurrenz MeisterTask verzichtet auf Vorlagen. Im direkten Vergleich ist Trello von den Anpassungsmöglichkeiten flexibler. MeisterTask setzt eher auf ein einheitliches Design, während sich die Trello-Boards individueller gestalten lassen.

Weitere Vorteile von Trello:

  • Für Anfänger geeignet
  • Gute Performance
  • Drag-and-drop innerhalb der Aufgaben möglich
  • Kostenlose Basis-Version
  • Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
  • Power-Ups dienen als hilfreiche Zusatzfeatures
  • Benutzerfreundliches Design
  • Anpassbare Vorlagen
  • Mobile App mit selbigem Funktionsumfang

 

Worin liegen die Schwächen?

Trello zeigt eine Vielzahl an positiven Eigenschaften und optimiert Ihre Produktivität. Dennoch ist die Softwarelösung mit einigen Schwächen bestückt, die sich primär in den eigenen Abläufen wiederfinden.

Beginnen wir mit der kostenlosen Testphase. Nach der Registrierung können Sie Trello entweder kostenlos nutzen oder eine kostenlose Testphase starten. Das kostenlose Paket ist mit einigen Einschränken versehen. Es eignet sich eher für private Nutzer oder kleine Teams. Die kostenlose Testphase beinhaltet alle relevanten Funktionen. Trello verlangt dafür Ihre Kreditkartendaten und wandelt die kostenlose Testphase nach dem Testzeitraum von 14 Tagen automatisch in einem kostenpflichtigen Paket um. Dies könnte beim Vergleich mit anderen Tools schnell in Vergessenheit geraten.

Die fehlende Listenansicht zählen wir ebenfalls zu den Schwächen. Die Konkurrenz MeisterTask bietet dafür einen extra Bereich namens „Berichte“. Hier erstellt das Tool eine angenehm aufbereitete Listen- und Gesamtübersicht aller Abläufe.

Der wohl größte Faktor macht das Löschen von Boards aus. Boards lassen sich nicht komplett löschen oder entfernen. Sie können sie lediglich schließen oder archivieren, die Boards bleiben jedoch bestehen. Dadurch entsteht eine große Flut an wichtigen Informationen, die für Sie unbrauchbar sind, aber im Falle eines Datenlecks in falsche Hände geraten können.

 

Ist das Tool DSGVO-konform?

Das Tool bestätigt die Einhaltung der DSGVO auf der eigenen Webseite. Dies lässt sich nicht mit 100-prozentiger Sicherheit bestätigen, da sich die Server in den USA befinden. Trello verwendet dafür die AWS Server von Amazon. Ferner liegen die Daten auf der Amazon Web Services EC2-Plattform und auf Amazon Glacier S3 sowie GCS Servern. Trello ist im Gegensatz zu MeisterTask oder Monday eher ein Webservice und keine Cloud. Eine eigene Instanz oder Infrastruktur ließe sich in der Theorie auf dem eigenen Server realisieren. Diese Möglichkeit lässt Trello zum Zeitpunkt des Artikels nicht zu.

 

Was kostet Trello?

Wir schauen uns die vier Modelle von Trello etwas genauer an. Sie unterscheiden sich grundlegend im Funktionsumfang.

 

 

Free

Die kostenlose Variante eignet sich für Einzelpersonen und kleine Teams. Inbegriffen sind unbegrenzte Karten, Mitglieder, Power-Ups, Aktivitätsprotokolle, unbegrenzter Speicherplatz (maximal 10 MB pro Datei), 250 Automatisierungen, zugewiesene Personen und Fälligkeitsdaten sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Standard

Das Standard-Paket wird durch unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Felder, unbegrenzter Speicherplatz (250 MB pro Datei), 1000 automatisierte Befehlsausführungen pro Monat sowie ein Single-Board für Gäste (etwa Kunden oder externe Mitarbeiter) erweitert.

Der Preis wird in USD angegeben und liegt bei 5 USD pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

Premium

Die Premium-Variante eignet sich laut eigenen Aussagen von Trello für Teams mit bis zu 100 Personen. Hinzu kommen Funktionen wie die Dashboard-, Zeitleisten-, Arbeitsbereich-, Kalender- sowie Landkartenansicht, unbegrenzte automatisierte Befehlsausführungen, Admin- und Sicherheitsfunktionen, Vorlagen auf Arbeitsbereichebene, Sammlungen, Beobachter, gespeicherte Suchanfragen, bevorzugter Support, Anmeldung via Google Apps und ein vereinfachter Datenexport.

Der Preis liegt bei 10 USD pro Benutzer und Monat, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden.

Enterprise

Das Enterprise-Paket passt zu Unternehmen, die auf eine teamübergreifende Zusammenarbeit setzen und hohe Anforderungen sowohl an die Sicherheit, als auch Kontrollen stellen. Sie erhalten unternehmensweite Berechtigungsmöglichkeiten, sichtbare Boards für Organisationen, können öffentliche Boards verwalten und Multi-Boards für Gäste anbieten, Sie können Berechtigungen für Anhänge erstellen und die Power-Ups leichter verwalten.

Die Kosten liegen bei 17,50 USD pro Benutzer und Monat, sofern Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden. Dies gilt ab 25 Benutzer im Team. Der Preis sinkt mit der steigenden Anzahl der Benutzer. Maximal sind 5000 Benutzer möglich. Sie können bei mehr als 5000 Benutzern das Vertriebsteam kontaktieren.

 

Fazit & Bewertung zu Trello

Trello sorgt für einen aufgeräumten und gut nachvollziehbaren Überblick Ihrer Projekte. In Kombination mit der aufgeräumten Oberfläche ergibt sich ein leicht nachvollziehbares Tool. Einsteiger finden sich nach kurzer Zeit zurecht. Der Aktivitäten-Feed und die Filtermöglichkeiten bieten einen angenehmen Überblick aller Aktionen und erleichtern die Verwaltung der Projekte.

Das Tool bietet einen höheren Funktionsumfang als die deutsche Konkurrenz MeisterTask. Im Vergleich zu den größeren Projektmanagement-Giganten wie Wrike oder Jira hingt Trello etwas hinterher. Die Softwarelösung bietet eine gute Mischung zwischen Projekt- und Aufgabenmanagement, legt aber deutlich mehr Gewichtung in das Projektmanagement. Mit der Business- und Enterprise-Version lassen sich komplexere Projekte mit größeren Teams realisieren.

Interessant ist die Mobile-App für Android und iOS. Beide Apps sind ausgereift und bieten den vollen Umfang der Desktop-Variante. So lassen sich sämtliche Projekt-Abläufe von unterwegs aus verfolgen. Die Daten werden automatisch zwischen der Cloud und Ihrem Smartphone synchronisiert.

 

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