Asana Projektmanagement

In den heutigen Zeiten der Digitalisierung und des stetigen Fortschritts ist es unverzichtbar, alte Strukturen zu durchbrechen. Das gilt gerade für Agenturen und Unternehmen, die eine intelligente Arbeitsweise mit der maximalen Effizienz anstreben.

Wünschen Sie sich dies ebenfalls und möchten die Produktivität Innerhalb Ihrer Firma nachhaltig steigern? Dann ist ein Umdenken im Projektmanagement unerlässlich und hier kommt Asana ins Spiel.

Hierbei handelt es sich um ein beliebtes Projektsteuerung-Tool, dass die Teamarbeit übersichtlicher und effizienter gestaltet. Nicht wenige bezeichnen Asana gar als Programm der Stunde, mit dem sich die Qualität innerhalb der Teams nachhaltig steigern lässt.

Doch weshalb ist Asana so beliebt und erfreut sich einer derart großen Beliebtheit? Welche Funktionen bietet das Tool, worin liegen die Vorteile und wie ist es überhaupt um die Datensicherheit bestellt

Mit dem nachfolgenden Beitrag stellen wir Ihnen das Tool Asana genauer vor – inklusive Definition, Vorteilen, Funktion und Preisen.

Was ist Asana?

Obgleich der großen Beliebtheit gibt es immer noch Neulinge, die von Asana bislang nichts gehört haben. Hinter der Marke steckt ein Produktivitätssteuerungs-Tool, welches ein Allzweck-Könner ist.Das

Tool funktioniert Cloudbasiert (Auf SaaS-Grundlage) und deckt ein vielfältiges Aufgabengebiet ab. Asana können Sie für Ihre Aufgabenplanung ebenso wie für die Optimierung des Projektmanagements nutzen.

Dazu unterstützt es die Teamarbeit und Kommunikation, sorgt – richtig genutzt – für eine Steigerung der Produktivität. Das Cloudbasierte Programm eröffnet allen Mitgliedern Ihrer Teams einen Zugriff und sorgt dafür, dass sich diese auf ihre Aufgaben konzentrieren – ohne den Teamfortschritt aus dem Auge zu verlieren.

Asana wurde von Dustin Moskovitz – seines Zeichens Facebook-Mitbegründer – sowie dem innovativen Ingenieur Justin Rosenstein entwickelt. Das eigentliche Ziel des Unternehmens bestand darin, die Effizienz und das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter von Facebook zu erhöhen.

Aufgrund des großen Zuspruches entschieden sich die Verantwortlichen dafür, das Tool auf den weltweiten Markt zu bringen. 2008 auf dem Markt erschienen, hat sich Asana über die Jahre stetig weiterentwickelt.

Heute steht Asana als Marke für ein breites Spektrum nützlicher Features – wobei das Hauptaugenmerk weiterhin auf der Produktivitätssteigerung von Teammitgliedern liegt.

Für wen eignet sich Asana?

Ob Asana das richtige Tool für Sie ist, lässt sich pauschal nicht beantworten.

Ganz grundlegend eignet sich das Projektmanagement-Programm für kleine und mittelgroße Teams, ebenso nutzen aber auch Start-Ups und Organisationen Asana.

Dabei haben Nutzer die Wahl zu entscheiden, welches Paket das richtige ist. Für kleine Teams bis 15 Personen steht die Lösung gar kostenlos zur Verfügung, zumindest bei Buchung des Basic-Pakets.

Wer mit konkurrierenden Produkten nicht gut zurechtkam, der wird Asana zu schätzen wissen. Gerade für Nutzer mit Fokus auf eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche stellt das Tool die richtige Wahl dar – zumal es eine Vielzahl weiterer großartiger Vorteile beschert.

Wie lässt sich Asana im Thema Produktivität einordnen?

Asana ist ein Projektmanagement, welches sich von anderen bekannten Lösungen durch ein erweitertes Produktspektrum unterscheidet. So lässt es sich in fünf Themenfelder einordnen, welche nachfolgend genauer vorgestellt werden.

• Produktivität: Möchten Sie Ihre Produktivität nachhaltig steigern? Dann ist Asana genau richtig. Das Projektmanagement-Tool steigert die Effizienz und vermeidet, dass Ihre Teamkollegen die exakt selbe Arbeit doppelt erledigen. Dazu bietet das PM-Tool die Gelegenheit, Informationen leicht auffindbar hochzuladen und To-do-Listen zu verwenden. Haben Sie gelegentlich wiederkehrende Aufgaben oder Projekte mit demselben Ablauf? Mit Asana können Sie Vorlagen erstellen, wodurch die Fehleranfälligkeit sinkt und Ihr Team Zeit spart. Dazu ist es möglich, existierende Vorlagen von Asana selbst zu nutzen. So kann Ihr Team beim Aufsetzen neuer Projekte stets nach demselben Muster vorgehen.

• Aufgaben/Task-Management: Mit der Aufgaben- und Task-Management-Software können Sie Ihre individuellen Aufgaben und Teamprojekte jederzeit im Auge behalten. Vorbei die Zeiten, in denen Sie Notizen schriftlich festhalten mussten und bei Projektstart nicht wiederfinden konnten. Die zentrale Lösung ermöglicht die Priorisierung und stellt sicher, dass die Teammitglieder Ihre Fristen einhalten.

• Projekt-Management: Asana erlaubt es Ihnen und Ihrem Team, die Projekte in Form von Listen oder alternativ als Board anzulegen. Mit der Software erhält Ihr Team ein Werkzeug an die Hand, um die Arbeit schneller zu erledigen. Obendrein können Sie anstehende Projekte bereits nach der Zusage anlegen und vorbereiten. Nicht zuletzt wirkt sich Asana mit seinem vielfältigen Projekt-Management-Features positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

• Team Zusammenarbeit/Collaboration: Teamwork und Kommunikation sind unerlässliche Aspekte, um die Produktivität zu steigern. Die Teammitglieder erhalten mit dem Tool die Chance, sich auszutauschen. Dabei ist die Kommunikation zum einen über die Inbox möglich. Hier erhalten Nutzer Infos über die wichtigsten Vorgangsänderungen, werden außerdem über Diskussionen auf dem Laufenden – sofern eine namentliche Erwähnung erfolgt. Dazu können sich Mitglieder mithilfe der Kommentar-Funktion über die Aufgabe informieren, Anregungen hinterlassen oder die Fertigstellung eines Kollegen mit „Gefällt mir“ markieren. Auf diese Weise erfährt die Kommunikation ein neues Level, bei der sich alle auf die Tasks konzentrieren und zugleich Zeit sparen.

• Workflow Automatisierung: Vergeuden Sie keine Zeit und nutzen Sie innovative Automatisierungsregeln. Auf diese Weise lassen sich Projekte schneller erledigen und das mit wertvoller Workflow Automatisierung.

In welchen Bereichen hilft Asana außerdem?

Fernab der fünf vorgestellten Themenfelder punktet Asana als Schnittstelle, um viele weitere Bereiche nachhaltig zu verbessern.

So können Sie die Administration optimieren, mehrere Unternehmen erstellen und Arbeitsbereiche aufteilen. Dadurch lassen sich veraltete und fest verwurzelte Strukturen aufbrechen und Ihre Teammitglieder erlangen neue Kreativität.

Nicht zuletzt ermöglicht Asana ein ortsunabhängiges Arbeiten, das produktiv gehalten ist und einen erstklassigen Workflow gewährleistet. Darüber hinaus sorgt der Team- und Projektkalender für eine übersichtliche Klarheit, bei der Ihre Teams alles im Auge behalten.

Ansonsten steigert das Tool – mit der Chance zur Einrichtung von Meilensteinen – die Motivation und vereinfacht dank verschiedener Erweiterungsmöglichkeiten den Datenaustausch.

Gerade Letzteres ist ein wesentlicher Vorteil, denn dadurch können Sie den Funktionsumfang auf den eigenen Bedarf anpassen – und die Lösung mit CRM-Features, Instant Messenger, IT Entwicklung oder Marketing-Bereichen maßgeschneidert zu erweitern.

Nicht zuletzt können Sie mit Asana sowohl für einmalige als auch wiederkehrende Aufgaben nutzen – etwa für die Verwaltung, HR oder das Optimieren der Kundenbeziehungen.

Wie funktioniert Asana?

Das Projektmanagement-Tool ist mit all seinen Strukturen voll auf die Team Zusammenarbeit ausgerichtet. Sie haben als leitender Angestellter, Chefin oder Chef die Möglichkeit, ganze Abteilungen oder Teile eines Teams für verschiedene Projekte aufzuteilen.

Die Teams sind übergeordnet und sehen alle Projekte, die anstehen. Nach dem alle Mitglieder über Asana eingeladen wurden und sich registriert haben, können Sie das Projektsteuerung-Tool optimal nutzen.

Teamleitende erstellen die Tasks, für die Sie Teile der Teams hinzufügen können. Dazu lässt sich jede angelegte Aufgabe mit Fristen versehen, Sie können Sub-Tasks erstellen und eine Priorität geben.

Zusätzlich besteht die Chance, eilige Task mit entsprechender Dringlichkeit als oberste Priorität zu kennzeichnen. Auf diese Weise haben leitende Verantwortliche die Gelegenheit, auf Änderungswünsche von Kunden oder ähnliches hinzuweisen und die Aufmerksamkeit darauf zu lenken.

Die Marketingabteilung kann Asana ebenfalls nutzen und die Contentplanung und -steuerung optimal strukturiert erledigen. Dazu lassen sich externe Dienstleister einbinden – etwa für zum teil outgesourcte Prozesse. Ein weiteres Feature ist das On-boarding neuer Mitarbeiter, die das Strukturwesen dadurch vereinfacht kennenlernen können.

Über nicht fertiggestellte oder neu zugeteilte Aufgaben erhalten die Teammitglieder ebenso eine Benachrichtigung wie über Nachrichten innerhalb der Tasks – sodass nichts untergeht.

Ansonsten ist das vielseitige einsetzbare Tool grundlegend benutzerfreundlich gehalten und an die Anforderungen der heutigen Zeit angepasst.

Mit den entsprechenden Paketen können Sie Zeitleisten nutzen, Diagramme erstellen oder weitere Funktionen zur Visualisierung der Projekte verwenden – wodurch Sie ein durchweg innovatives Tool zur Steigerung der Produktivität erhalten.

Worin liegen die Vorteile von Asana?

Abhängig von Ihrem Fokus und der Nutzungsart überliefert Asana eine ganze Fülle an Vorteilen. Eine der wichtigsten Aspekte für die Nutzung des Tools besteht in der fortan besseren Priorisierung der Aufgaben.

Das Kernfeature besteht im Task-Management und das kann sich aus jedem Blickwinkel sehen lassen. So besteht die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen und innerhalb der Teams vielfältig zu gestalten – und den Zusammenhalt nachhaltig zu optimieren.

Die weiteren Vorteile von Asana finden Sie anhand der nachfolgend aufbereiteten Auflistung:

• Optimierung der Organisation & Administration
• Teammitglieder erhalten einen kompakten und klar strukturierten Überblick über die anstehenden Projekte
• Dazu lässt sich der Fortschritt der Tasks visualisieren
• Die Teams können den Fortschrittsprozess bestimmter Projektbereiche verfolgen
• Aufgabensegmentierung
• Neue Mitarbeiter können die Strukturen über das On-boarding leichter verstehen
• Das Marketing-Team kann die Contentplanung und -steuerung mit Asana durchführen
• Externe Dienstleister können in die teilweise outgesourcten Prozesse leichter miteingebunden werden
• Ansprechendes Design
• Existierende Vorlagen, die von Asana selbst stammen
• Benutzerfreundliche und intuitive Handhabung
• Ermöglicht ein jederzeit transparentes und agiles Arbeiten
• Alle Funktionen stehen über Desktop wie auch die mobile App zur Verfügung
• Exzellente Performance
• User erhalten eine Benachrichtigung über erfolgreich gemeisterte und vollständig beendete Aufgaben, wodurch die Motivation steigt
• Das Basic-Paket steht für kleine Teams bis 15 Personen kostenfrei zur Verfügung
• Vielseitig einsetzbar, erweiterbar und auf den jeweiligen Aufgabenbedarf anpassbar

Wie Sie also richtigerweise erkannt haben, ist das 2008 auf dem Markt erschienene Projektsteuerung-Tool mit einer Reihe von Stärken verbunden – und kann im Vergleich mit anderen konkurrierenden Lösungen bedingungslos mithalten.

Worin liegen die Schwächen?

Obgleich Asana eine Vielzahl an Annehmlichkeiten beschert, so ist es keineswegs frei von Schwächen.

So fällt das Angebotsspektrum zwar breit gefächert aus, so mancher Mitbewerber offeriert aber eine Reihe weiterer Features. Dazu lassen sich die erstellten Listen und Aufgaben nur mit Einschränkungen sortieren – ein Aspekt, der die Benutzerfreundlichkeit etwas schwächt.

Ansonsten muss konsterniert werden, dass die erstellten Test-Account mit Premium-, Business- oder Enterprise-Tarif automatisch in eine kostenpflichtige Variante übergeht – zumindest, wenn Sie keine eigenständige Kündigung aussprechen.

Weiterhin ist für die Nutzung eine permanente Internetverbindung erforderlich, womit das Offline-Arbeiten – anders als bei anderen Produkten – nicht möglich ist. Da hinter Asana ein US-Unternehmen steckt, weisen der Datenschutz oder die Sicherheit Verbesserungspotenzial auf.

Nicht zuletzt fallen die Preise eher durchschnittlich aus und liegen höher als bei Monday & Co.! Dennoch und das bleibt klar festzuhalten, überzeugt Asana mit einem letztlich starken Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ist das Tool DSGVO-konform?

 Ja, Tools wie Trello oder Asana haben ihre Server in den USA, hosten ihre PM-Programme dort und sind inzwischen dennoch DSGVO-konform.

Generell bieten diese Tools hohen Datenschutz und setzen sich für die Sicherheit der Kundendaten ein.

Was kostet Asana?

Als potenzieller Kunde haben Sie bei Asana die Möglichkeit, innerhalb von vier verschiedenen Tarifen zu wählen:

• Basis-Paket: Der kostenfreie Tarif eignet sich für Teams bis zu 15 Personen und ermöglicht einen smarten Einstieg in den Bereich des Projektmanagements. Neben grundlegenden Features haben Teammitglieder zudem eine Kalender-Ansicht und wissen genau, wann welches Projekt ansteht.
• Premium-Paket: Der Premium-Tarif ist das erste kostenpflichtige Modell und überliefert – im Vergleich zum Basis-Paket – eine Reihe von Zusatzfeatures. Für 10,99 € im Monat bekommt ihr Meilensteine, eine Admin-Konsole, Zugriff auf unbegrenzt viele Dashboards und weitere Premium-Inhalte. Außerdem können beliebig viele Nutzer teilnehmen, denn hinsichtlich der Team-Größe gibt es keine Einschränkungen.
• Business-Paket: Für 24,99 € pro Monat erhalten Asana-Nutzer sämtliche Premium-Funktionen, können Portfolios und Ziele einrichten oder den Workload im Auge behalten. Weitere besondere Features bestehen darin, dass Sie Korrekturhinweise nutzen oder erweiterte Integrationen mit Programmen wie Power BI, Tableu oder Salesforce einbauen können.
• Enterprise-Paket: Unternehmen mit Fokus auf zusätzlicher Sicherheit, bestmöglichen Support und die maximale Kontrolle fahren mit dem Enterprise-Paket am besten. Das Angebot erhalten potenzielle Kunden auf Anfrage, weshalb es keine pauschalen Kostenangaben gibt. Neben der zusätzlichen Sicherheit und Kontrolle können Sie Ihr Dashboard mit einem individuellen Branding versehen und profitieren von weiteren Annehmlichkeiten.

*Die Preise gelten bei jährlicher Rechnung.

Fazit & Bewertung zu Asana

Abschließend gilt es beim Asana Test noch einige Worte zur Bewertung zu verlieren.

Das Tool aus dem Silicon Valley punktet mit großartigen Features und einer kostenlosen Version im Basic-Paket. Damit erhalten Teams die Gelegenheit, Aufgabenlisten, Tools zur Kollaboration und Projektmanagement-Funktionen gratis zu nutzen.

Die kostenfreie Lösung stellt insbesondere für kleine Teams und Gruppen eine hilfreiche Unterstützung dar und sorgt für ein nachhaltig produktiveres Arbeiten. Durch die Kommentar- und Diskussionsfunktion profitieren Teammitglieder von einer regen Kommunikation und natürlich wirkt sich dies positiv auf den Zusammenhalt aus.

Dazu stehen sämtliche Features über die App auf dem Smartphone zur Verfügung. Folglich können Teammitglieder von überall mit dem Projekt fortfahren und sich einen Überblick über die Fortschritte verschaffen.

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