monday Projektmanagement
monday.com bot seine Dienstleistung bis 2017 unter dem Namen „dapulse“ an. Es handelt sich um ein Projektmanagement-Tool auf Cloudbasis. Projekte lassen sich von überall aus der Welt über die Webseite aufrufen. Dafür sind lediglich ein Computer oder mobiles Endgerät sowie eine stabile Internetverbindung notwendig. Davon profitieren Teampartner und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Wohnorten.
Für welche Zielgruppe eignet sich Monday?
Das Online-Tool eignet sich für Privatpersonen, Freelancer und Selbstständige. Generell ist es eine effiziente Unterstützung für Personen, die mittelgroße bis große Projekte planen und über einen längeren Zeitraum umsetzen müssen. Monday zeigt seine Stärken im Umgang mit mehreren Benutzern. Darunter fallen Kreative (Content-Erstellung, Video-Erstellung oder Blogging) sowie mittlere bis größere Unternehmen oder Agenturen. Projekte lassen sich step-by-step einfacher realisieren und fertigstellen.
Das Tool deckt folgende Bereiche grundlegend ab:
- Produktivität
- Aufgaben und Task Management
- Projektmanagement
- Team Zusammenarbeit und Collaboration
- Workflow Automatisierung
Pakete, Preise und Unterschiede
Sie können das Tool nach der Registrierung für 14 Tage kostenfrei und uneingeschränkt testen. Ihnen wird das Pro-Paket für diesen Zeitraum bereitgestellt. Das Paket deckt alle Elemente ab, mit denen mittelgroße bis große Agenturen arbeiten werden. Sie können die Teamgröße ab 3 Benutzer selbstständig wählen. Zum Zeitpunkt des Artikels gibt es folgenden Pakete:
Einzelperson
Dieses Paket ist kostenfrei und in der Funktionsweise etwas eingeschränkt. Zwei Benutzer können maximal ein Dashboard und ein Board erstellen. Es ist primär für kleine Freelancer, Selbstständige, Influencer oder Kreative geeignet.
Standard
Beim Standard-Paket können Sie ein Dashboard erstellen und fünf Boards kombinieren. Es gibt unbegrenzte Elemente, Boards, eine Zeitleiste samt Gatt-Ansicht, eine Kalenderansicht sowie einen Gastzugang. Ebenso lassen sich 250 Automatisierungen und 250 Integrationen einpflegen. Dieses Paket gilt ab 3 Benutzer und kostet 10 Euro pro Nutzer. Dadurch ergibt sich ein Gesamtpreis von 30 Euro pro Monat im Jahrespaket.
Pro
Sie nutzen nach der ersten Registrierung das Pro-Paket für 14 Tage kostenfrei. Dieses Paket beinhaltet alle Funktionen der vorherigen Pakete. Hinzu kommen private Boards, eine Diagramm-Ansicht, eine Zeiterfassung sowie eine Formelspalte. Automatisierungen und Integrationen sind auf 25.000 Aktionen im Monat begrenzt. Sie können ein Dashboard erstellen und 10 Boards kombinieren. Das Pro-Paket gilt ebenfalls ab 3 Benutzer und kostet 16 Euro pro Nutzer. Dadurch ergibt sich ein Gesamtpreis von 48 Euro pro Monat im Jahrespaket.
Enterprise
Das Paket beinhaltet alle Features aus den vorherigen Paketen. Sie profitieren von der Automatisierung, der Integration sowie von der Sicherheit und Governance auf Unternehmensniveau. Hinzu kommen erweiterte Berichte sowie Analysen und maßgeschneidertes Onboarding. Monday bietet einen schnell zu erreichbaren Premium-Support an. Sie können ein Dashboard erstellen und 50 Boards kombinieren. Es gibt keinen Festpreis. Kontaktieren Sie das Vertriebsteam.
Welche Anwendungsszenarien sind realisierbar?
Schritt 1: Boards und Inhalte
Prinzipiell können Sie alle Anwendungen realisieren, die sich um die Erarbeitung und Bearbeitung eines Projektes handeln. Welche Projekte möglich sind, beschreiben wir etwas weiter unterhalb des Textes. Zunächst arbeiten Sie mit sogenannten „Dashboards“. Sie unterteilen sich in Hauptboards, teilbare Boards und private Boards:
- Hauptboards sind für alle Personen im Team sichtbar.
- Teilbare Boards sind für Dritte geeignet. Darunter fallen alle Personen, die sich nicht im Team befinden. Beispielsweise Auftraggeber oder Freelancer, die Sie bei der Umsetzung unterstützen.
- Private Boards sind für Personen im Team, die sie selbst erstellt haben. Hier lassen sich beispielsweise eigene Steps zur Selbstkontrolle einfügen.
Nach der Erstellung stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen. Nutzen Sie entweder ein komplett leeres Board oder wählen Sie zwischen den vielseitigen Vorlagen. In den zum Thema passenden Vorlagen sind die wichtigsten Elemente integriert. Das spart Zeit und gibt Spielraum für eigene Inspirationen.
Schritt 2: Beispiele für Gruppen
Die einzelnen Boards bestehen aus verschiedenen Gruppen, die sich zur besseren Darstellung farblich unterscheiden. Sie lassen sich beliebig gestalten oder umbenennen. Eine Gruppe stellt beispielsweise einen Zeitraum oder ein Projektabschnitt dar.
Schritt 3: Aufgabenmanagement
Sie können verschiedene Aufgaben innerhalb der einzelnen Gruppen erstellen. Diese Aufgaben ordnen Sie entweder einer Person oder mehreren Teammitgliedern zu. Ebenso können Sie eine verantwortliche Person auswählen. Dies wäre beispielsweise der Teamleader. Ihnen stehen Spalten für das Datum, den Status, die Priorität, die Zeit, für Personen und mögliche Kosten zur Verfügung. Es lassen sich weitere Spalten einfügen und eigenständig beschriften.
Schritt 4: Kommunikation
Für die Kommunikation gibt es zwei Möglichkeiten. Sie beginnen eine Unterhaltung innerhalb einer Aufgabe. Dort verfassen Sie Updates, die Sie mit Emojis oder GIFs etwas auflockern können. Für den Text stehen sämtliche Formatierungsmöglichkeiten offen. Monday stellt dafür die wichtigsten Informationen bereit. Andere Personen sehen, wann die Mitteilung erstellt und wie oft sie aufgerufen wurde. Ein bestimmtes Teammitglied lässt sich via @ erwähnen und erhält eine Benachrichtigung per E-Mail. Ein Chat ist zum Zeitpunkt des Artikels nicht vorhanden. Er würde einen direkten Austausch einfacher gestalten.
Welche Vorlagen gibt es?
Die Vorlagen sind eine große Hilfe bei der Erstellung von Aufgaben. Sie decken alle wichtigen Gebiete ab.
Darunter fallen:
- Marketing
- Inhaltsproduktion
- Projektmanagement
- Docs
- Vertrieb und CRM
- Freelancer
- Design
- Softwareentwicklung
- Personalwesen
- Fertigung
- Bereich Operations
- Start-ups
- Bildungswesen
- Immobilien
- Risikokapital
- Bauwesen
Beispiel-Szenarien für die Projekt-Planung
Szenario 1: Videoproduktions-Management
Dieses Szenario beschreibt den Ablauf der Content-Erstellung für mehrere Kunden. Daran arbeiten die Teams mit unterschiedlichen Stärken. Die einzelnen Gruppen unterteilen sich in verschiedenen Aufgabengebieten.
Darunter fallen:
- Eingehende Videoanfragen
- In Bearbeitung
- Erledigt
- Blockiert
Darin befinden sich folgende Spalten:
- Beschreibung (Video-Titel)
- Video-Lead
- Angefragt von
- Datum des Antrags
- Kunde
- Priorität
- Release-Datum
- Briefing
- Geschätztes Budget
Das gesamte Team kann sich an diesen Informationen orientieren und mit der Produktion beginnen. Für die jeweiligen Aufgabengebiete sind Personen aus dem Team zuständig. Bei „eingehenden Videoanfragen“ ist der Teamleader dafür zuständig, die passende Anzahl an Videoanfragen für das Team anzunehmen. Für die Bearbeitung sind die Content-Creator zuständig. Fügen Sie die Spalte „Überprüfung“ hinzu. Die dort zugeteilten Teammitglieder überprüfen beispielsweise das fertige Video. Sie können es anschließend zur weiteren Bearbeitung zurückgeben oder für den Kunden freigeben.
Szenario 2: Projektmanagement
Dieses Szenario lässt sich für große Unternehmen umsetzen. Sie können untergeordnete Boards erstellen, die allesamt miteinander verbunden werden können. Als Beispiel nehmen wir untergeordnete Boards, die jeweils eigene Aufgaben aufweisen.
Darunter fallen:
- Projektgenehmigungsprozess
- Programm-Gesamtübersicht
- Projekt-Board
Unter Projektgenehmigungsprozess fallen folgende Aufgaben:
- Neue Anträge
- Unter Berücksichtigung
- Abgelehnt
Unter Programm-Gesamtübersicht fallen folgende Aufgaben:
- Zukünftige Projekte
- Aktuelle Projekte
- Abgeschlossene Projekte
Das Projekt-Board wäre in unserem Fall das Herzstück. Hier landen alle Projekte, die beim Projektgenehmigungsprozess genehmigt wurden. Darin können Sie eine Vielzahl an Aufgaben unterbringen.
Darunter fallen:
- Planung
- Ausführung
- Einführung
- Abschluss
- Meilensteine
Die einzelnen Spalten könnten wie folgt aussehen:
- Verantwortlicher
- Status
- Geplanter Zeitplan
- Vorgängige Aktion
- Ausgaben
- Kostentyp
- Geplanter Zeitaufwand
- Tatsächlicher Aufwand
- Tatsächliches Abschlussdatum
- Verbleibende Tage oder Verzögerung
- Pünktlichkeit
Das Task Management lässt sich bei Monday verknüpfen, sofern es für den fortlaufenden Prozess essenziell ist. Als Beispiel nehmen wir die oben genannte Spalte „Vorgängige Aktion“. In dieser Spalte verknüpfen Sie eine vorherige Aufgabe, die Ihnen von Monday aus den anderen Aktivitäten vorgeschlagen wird. Das jeweilige Teammitglied kann prüfen, ob die Aufgabe abgearbeitet wurde, bevor er mit der Arbeit beginnt. Dies kann zum Beispiel ein wichtiges Briefing oder Aufgabe sein, die als Grundlage zur weiteren Bearbeitung dient.
Workflow Automatisierungen in den einzelnen Boards
Die Workflow Automatisierungen sparen Zeit und unterstützen Sie bei der Planung und Produktivität. Jede Vorlage besitzt eigene Atomisierungen, die zum jeweiligen Thema passen. Es gibt eine Automatisierungszentrale mit allen erdenklichen Aufgaben.
Ein kleiner Auszug der möglichen Automatisierungen:
- Wenn sich der Status von „offen“ zu „erledigt“ ändert, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung zur Überprüfung.
- Wenn ein Tag zur Bearbeitung einer Aufgabe übrig bleibt, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung.
- Wenn sich der Status eines aktuellen Kunden zu „früherer Kunden“ ändert, dann wird der Kunde aus der Spalte „aktueller Kunde“ zu „früherer Kunde“ verschoben.
- Eine wiederkehrende Aufgabe wird zu einer bestimmten Zeitperiode erstellt.
In der Automatisierungszentrale werden folgende Bereiche abgedeckt:
- Basic
- Empfohlen (basierend auf die Vorlage)
- Benachrichtigungen
- Statusänderung
- Wiederkehrend
- Fälligkeitsdatum
- Elemente erstellen
- Elemente verschieben
- Unterelemente
- Abhängigkeiten
Unter „Benutzerdefiniert“ können Sie eigene Automatisierungen erstellen. Sie sind von den voreingestellten Automatisierungen nicht abhängig. Monday stellt in diesem Fall ein Baukastenprinzip bereit. Sie wählen die einzelnen Elemente aus und erzeugen daraus die eigene Automatisierung.
Zusammenarbeit mit anderen Apps
Monday lässt sich in wenigen Schritten mit anderen Apps verbinden. Typische Apps sind Facebook, Outlook, Excel oder Gmail. Dieses Feature erleichtert die Arbeit und steigert die Produktivität, wenn Sie und das Team nebenbei auf anderen Plattformen arbeiten. Beispielsweise lässt sich Zoom integrieren. Zoom-Meetings und Einladungen werden direkt in Monday angezeigt und verlinkt. Hierbei werden Sie von den Automatisierungen unterstützt. Sie können Ihre Teammitglieder benachrichtigen lassen, wenn Sie ein Meeting planen. Die Teammitglieder gelangen direkt von Monday zum Zoom-Meeting. Diese Hilfestellungen sparen Zeit und steigern die Produktivität, da alles auf einen Blick sichtbar ist.
Wie schneidet Monday im Vergleich zu anderen Tools ab?
Monday legt einen sehr hohen Wert auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit beginnt die eigentliche Produktivität. Teammitglieder können ihre Produktivität auf lange Sicht nicht steigern, wenn sie eine aufwendige Einarbeitung benötigen oder sich durch viele Spalten kämpfen müssen. Die Produktivität würde bei großen Projekten sogar sinken. Das Teammitglied muss sich einloggen und direkt loslegen können. Die meisten Elemente sind selbsterklärend oder mit einer Hilfestellung versehen. Dafür wird Ihnen ein kleines Fragezeichen an den relevanten Spalten angezeigt. Selbst für nicht-affine Personen stellt Monday auf YouTube eigene Videos bereit. In diesen Videos werden die einzelnen Prozesse etwas genauer erklärt. In der Regel ist davon der Hauptverantwortliche betroffen, da nur der Ersteller für systemrelevante Veränderungen berechtigt ist. Alle Abläufe finden komplett in der Cloud statt. Auf dem Rechner werden keine Elemente oder Dateien gespeichert.
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